Wie sich die digitale Agenda der EU auf KMU auswirkt

Wie sich die digitale Agenda der EU auf KMU auswirkt

01/18/2018

Wenn Sie mit einem beliebigen kleinen oder mittelgroßen Unternehmen (KMU) sprechen, wird es Ihnen mit hoher Wahrscheinlichkeit als eines seiner drei wichtigsten Ziele „die Optimierung der Betriebsabläufe zur Kostensenkung“ nennen.

Das ist nicht überraschend – Unternehmen aller Größen streben seit jeher danach. Doch in den letzten Jahren gehört zu diesem Ziel fast zwingend dazu, von manuellen auf digitale Prozesse umzustellen.

Nehmen wir zum Beispiel den Bereich Kommunikation: Unternehmen haben die Anzahl ihrer Kommunikationskanäle ausgeweitet, vom Schreiben per Post auf E-Mail, soziale Medien und Kurznachrichten, da dies oft günstiger und für beide Seiten (KMU und Kunden) komfortabler ist. Digitale Betriebsabläufe können geringere Gemeinkosten und ein verbessertes Kundenerlebnis bedeuten.

Die Geschwindigkeit der Digitalisierung wurde im Großen und Ganzen bislang von jedem einzelnen Unternehmen selbst bestimmt. Wenn Unternehmen mit ihren manuellen Abläufen zufrieden waren, konnten sie diese weiternutzen. Es gab keinen gesetzlichen Druck, der auf eine Anpassung hinwirkte. Dies ändert sich nun allmählich.

Die EU erkennt den Vorteil digitaler Prozesse für den öffentlichen Sektor
In den meisten EU-Ländern ist die Rechnungsstellung nach wie vor ein überwiegend manueller und papierbasierter Prozess. Doch diese überholte und ineffiziente Vorgehensweise strapaziert die Ressourcen – insbesondere im öffentlichen Sektor mit seinen oft überlasteten Dienststellen. Um gegen das Problem vorzugehen, fördert die EU in der öffentlichen Beschaffung jetzt die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing), bei der ein Großteil des Prozesses automatisiert wird. Eine Maßnahme war die Einführung der Richtlinie 2014/55/EU. Damit erhielt die elektronische Rechnung denselben Status wie die Papierrechnung und das Ziel hieß, Layouts und Formate zu standardisieren, um den grenzüberschreitenden Rechnungsversand zu vereinfachen.

Einige Mitgliedstaaten sind noch weitergegangen und haben E-Invoicing im öffentlichen Sektor verbindlich gemacht. Zum Beispiel dürfen große Unternehmen in Frankreich ihre Rechnungen nur noch elektronisch stellen. Für kleinere Unternehmen gilt die Vorschrift erst ab 2020. In Österreich und Dänemark ist das E-Invoicing im Bereich Business-to-Government (B2G) seit Jahren verbindlich. Auch in Deutschland tritt die Pflicht zur E-Rechnung ab November 2018 sukzessive in Kraft: https://www.neopost.de/e-invoicing/e-rechnung-an-den-bund

Warum alle KMU die Gesetzgebung zum E-Invoicing verfolgen sollten
Viele KMU stellen keine Rechnungen an Behörden oder den öffentlichen Sektor und sind daher der Meinung, dass diese Gesetze sie nicht betreffen. Doch wenn deren Lieferanten mit Behörden zusammenarbeiten, ist es wahrscheinlich, dass die Lieferanten auch allen anderen Kunden (nicht nur der Behörde) E-Rechnungen senden werden. So könnten KMU gezwungen sein, diese neue Technologie einzuführen, um ihre Rechnungen bearbeiten zu können. Und wenn die EU bereit ist, Vorschriften zur Rechnungsstellung einzuführen, ist es nur eine Frage der Zeit, bis sie ihr Augenmerk auch auf andere Prozesse legt – etwa im Bereich Kommunikation –, um letztlich eine vollständig digitalisierte Region zu erreichen.

Wenn KMU zum Handeln gezwungen werden, wie etwa durch neue Gesetze, könnte sich der damit ausgelöste Zeitdruck negativ auswirken. Die dann ohne die nötige Reflexion ausgesuchten Tools erfüllen möglicherweise nicht die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens. Und auch die Integration der neuen Tools muss ausreichend bedacht werden. Bleibt diese Überlegung aus, können Prozesse miteinander in Konflikt geraten – und schließlich wird die neue Lösung teurer und komplexer als gedacht oder nötig. Um die eigentlichen Vorteile, die digitale Tools mit sich bringen, nicht zunichte zu machen, sollten KMU proaktive Tools einführen, die ihre bestehenden Prozesse effektiv verbessern – Der Bereich Kommunikation ist dafür ein guter Ausgangspunkt. Webbasierte Lösungen, die das Erstellen und Versenden von Nachrichten automatisieren, geben KMU wieder mehr Zeit, sich auf ihre Kunden zu konzentrieren. Ferner senken sie Kosten und lassen weniger Fehler entstehen. Die Einführung solcher Lösungen bringt also nur Vorteile. 

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Mehr über die digitale Welt von Neopost erfahren Sie hier: https://www.neopost.de/epost

 

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