E-Rechnungen an die Öffentliche Hand (XRechnung)

Bund • Länder • Kommunen • Behörden

Rechnungen an die Verwaltung werden elektronisch

Die Öffentliche Verwaltung in Europa soll digitaler werden – und damit deutlich kostengünstiger, schneller und effizienter. Ein wichtiger Baustein im E-Government ist die E-Rechnung.

Auf Basis der EU-Richtlinie 2014/55/EU vom April 2014 hat der Deutsche Bundestag im Dezember 2016 das sogenannte E-Rechnungs-Gesetz (ERechG) beschlossen und im September 2017 im Bundesgesetzblatt verkündet. Demnach sind ab November 2018 zunächst die obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungsdaten im neuen Format XRechnung verpflichtet. Ein Jahr später folgen alle anderen Bundesbehörden. Bis spätestens April 2020 müssen dann auch Bundesländer und Kommunen für entsprechende Regelungen gesorgt haben.

Ab November 2020 sind zudem alle Lieferanten des Bundes verpflichtet, ihre Rechnungen ausschließlich elektronisch zu übermitteln. Als PDF-Anhang oder auf Papier übermittelte Rechnungen werden ab diesem Zeitpunkt nicht mehr akzeptiert!

Sind Sie Zulieferer?

  • Oberste Bundesorgane und Ministerien

    Ab dem 27. November 2018 treten die entsprechenden Vorschriften zunächst für alle Bundesministerien und Verfassungsorgane in Kraft. Diese sind nun in der Pflicht, sich entsprechend vorzubereiten, damit sie den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen fristgerecht garantieren können.

    Was das für Sie als Lieferant bedeutet:
    Rechnungen an die betroffenen Institutionen können spätestens ab November 2020 nur noch als XRechnung elekronisch übermittelt werden.

    Papier- oder PDF-Rechnungen werden dann nicht mehr akzeptiert.

  • (Übrige) Auftraggeber des Bundes

    Ein Jahr später, also ab dem 27. November 2019 werden alle anderen öffentlichen Auftraggeber des Bundes wie z.B. Arbeitsagenturen, Finanzämter, Krankenversicherungen, Polizei, Bundeswehr, Universitäten, Krankenhäuser und ähnliche Einrichtungen zum Empfang von elektronischen Rechnungen verpflichtet.

    Was das für Sie als Lieferant bedeutet:
    Rechnungen an die betroffenen Institutionen können ebenfalls spätestens ab November 2020 nur noch als XRechnung elektronisch übermittelt werden.

    Papier- oder PDF-Rechnungen werden dann nicht mehr akzeptiert.

  • Länder, Kommunen und alle anderen

    Auch die öffentlichen Verwaltungen auf Landes- und kommunaler Ebene sind von der E-Rechnungs-Richtlinie der EU betroffen. Die 16 deutschen Bundesländer erlassen hierfür allerdings nicht nur eigene Landesverordnungen. Sie sind auch umsetzungstechnisch nicht verpflichtet, sich an der Bundeslösung zu orientieren.

    Was das für Sie als Lieferant bedeutet:
    Wichtige Aspekte wie Schwellenwerte, alternativ akzeptierte Rechnungsformate oder die Verpflichtung zur E-Rechnung können in jedem Bundesland variieren.

    Abweichende Regelungen pro Bundesland möglich.

Herausforderungen für Lieferanten

Die Einführung einer neuen Informationstechnologie kann zu Beginn viele Hürden mit sich bringen. Angefangen bei der praktischen IT-Umsetzung über Prozessanpassungen bis hin zur Überzeugung von Führungsebene und Mitarbeitern. Mehr noch als Großkonzerne geraten die KMU unter Druck – aufgrund technischer Ängste und vergleichsweise knapper IT-Budgets. Die Wahl der richtigen Lösung ist hier von entscheidender Bedeutung.

Die Umstellung auf E-Rechnung bzw. die Möglichkeit, XRechnungen an die Öffentliche Hand zu versenden, eröffnet gleichzeitig neue Möglichkeiten für Unternehmen.

Die elektronische Rechnungsabwicklung strafft Abläufe, spart Kosten und steigert die Liquidität. Sie verbessert Prozesstransparenz und Ökobilanz. Außerdem stärkt sie Firmenimage und Kundenbindung. So gewinnt jedes Unternehmen an Potenzial, um sich Marktchancen und Wettbewerbsvorteile zu sichern. Nicht umsonst ist die E-Rechnung europaweit auf dem Vormarsch.

Warum nicht die Chancen nutzen, auf elektronischen Versand umstellen und gleichzeitig auch noch die eigenen Geschäftspartner einbinden?

>> FAQs zur XRechnung

Herausforderungen für Lieferanten
Lösungswege und Chancen

Bei der Umstellung auf E-Invoicing kommt es vor allem auf die Auswahl der technischen Komponenten inklusive firmeninterner Anpassungen an.

Häufig ist es deshalb ratsam, sich einen erfahrenen Technologie- und Beratungspartner wie Neopost ins Boot zu holen. Denn spezialisierte Netzwerk-Provider sind immer auf dem neuesten Stand, sowohl technisch als auch rechtlich und eröffnen Rechnungssendern und Rechnungsempfängern eine sichere, kostengünstige und anwenderfreundliche Alternative, um am elektronischen Rechnungsaustausch teilzunehmen – auch europaweit.

Die Neopost e-Services sind eine B2B/B2G-Portalnetzwerklösung zum digitalen Austausch von Rechnungen und anderen Dokumenten: von Angebot über Bestellung bis zur Mahnung oder auch Gehaltsabrechnung.

Mit unserer webbasierten Portallösung können Sie schnell, leicht und ganz nach Bedarf auf elektronischen Dokumentenaustausch umsteigen. Ganz ohne Hard- oder Softwareinvestition und ohne Umstellung Ihrer IT-Systeme. Sie registrieren sich einfach im Neopost e-Services-Portal. Wir richten alles für Sie ein. Und schon können Sie loslegen.

>> FAQs zur XRechnung

Lösungswege und Chancen

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