Gibt es bereits Informationen zum Release-Management?

Der XRechnungsstandard, Version 1.1, soll im November 2017 auf den Markt kommen. Teil der Veröffentlichung sind dann auch das Prüfmodul sowie eine Testsuite zum Standard.

Bis jetzt gibt es nur den Standard XRechnung als Download. Wann folgen die technischen Artefakte?

Die technischen Artefakte der CIUS-XRechnung werden folgen, wenn die technischen Artefakte auf Ebene der Europäischen Kommission zur Verfügung stehen.

Muss man eine der eRechnungskomponenten kaufen – die Ausgestaltung des XRechnungsstandards, CIUS oder die technischen Artefakte?

Nein, sowohl der Standard XRechnung als auch die Bestandteile (technischen Artefakte) werden von der KoSIT kostenfrei zur Verfügung gestellt.

XRechnung bezieht sich nur auf die auszutauschenden Rechnungsdaten. Wie sind die Vorgaben, um Rechnungen zu verarbeiten?

Um eRechnungen (elektronische Rechnungen) empfangen und bearbeiten zu können, wurden vollständige Lösungen (Architekturkonzept) im Format XRechnung entwickelt und installiert – ein federführendes Kooperationsprojekt von Bund und Freier Hansestadt Bremen. Das Architekturkonzept dient als „Blaupause“ für andere Länder und Kommunen. Aktuell wird in Nordrhein-Westfalen (in enger Abstimmung mit dem Kooperationsprojekt) die Umsetzung des Architekturkonzeptes unter Einbindung der Kommunen vorbereitet, was die Praxistauglichkeit für alle Bundesebenen gewährleisten soll.
Die KoSIT untersucht momentan, ob und wie ein bundesweit homogener Webservice zur XRechnungsübertragung an öffentliche Auftraggeber eingerichtet werden kann. Das Ergebnis dieser Untersuchung wird voraussichtlich im Frühjahr 2018 vorliegen.

Wird es eine Testphase des Standards XRechnung geben?

Ja, die XRechnungstestphase hat bereits begonnen – gemeinsam mit dem Erprobungsraum des IT-Planungsrats, der virtuellen Region Nordwest sowie dem Verband elektronischer Rechnungen (VeR).

In der Planungsphase zum EU-Standard-Entwurf war zunächst von fünf denkbaren Syntaxen die Rede. In den vorliegenden Standard XRechnung wurden nur zwei aufgenommen (UBL, UN/CEFACT). Werden die anderen drei noch folgen?

Davon ist nicht auszugehen. XRechnung ist eine CIUS (Core Invoice Usage Specification) der europäischen Norm, weshalb die entsprechenden Artefakte (durch die KoSIT) nur in Verbindung mit der europäischen Norm zur Verfügung stehen. Sollte sich bezüglich der Syntaxen etwas auf europäischer Ebene ändern, wird XRechnung als CIUS dies auch abbilden. Im gegenteiligen Fall wird es bei der Berücksichtigung der o.g. Syntaxen bleiben.

Das Trägerdokument zu den Rechnungsinformationen kann nach Vorgabe der Richtlinie nur ein XML-Dokument sein. Können mit der Rechnung trotzdem Anhänge versandt werden?

Ja, die europäische Norm (und damit auch XRechnung als CIUS) erlauben das Versenden angehängter Dokumente als rechnungsbegründende Unterlagen. Die Details sind im Standard beschrieben.

Was versteht man unter „Rechnung“?

Nach Vorgabe der EU-Richtlinie besteht eine Rechnung aus einem strukturierten Datensatz, in den bei Bedarf auch rechnungsbegleitende Unterlagen eingebunden werden können. Die gegenständliche Darstellung einer Rechnung (beispielsweise als PDF) entspricht daher nicht den Anforderungen der Europäischen Kommission an eine elektronische Rechnung. Demzufolge ist der strukturierte Datensatz das Rechnungsoriginal.

Wie wird der Standard XRechnung betrieben und weiterentwickelt?

Der dauerhafte Betrieb bei der KoSIT gewährleistet regelmäßige Updates. Das vom IT-Planungsrat beauftragte Betriebskonzept für XRechnung stellt den zuverlässigen Betrieb inklusive transparentem Änderungsmanagement für alle Stakeholder aus Wirtschaft und Verwaltung sicher. So wird der Standard XRechnung die jeweils gültige Fassung der europäischen Norm darstellen, wobei die Weiterentwicklung immer in Abhängigkeit von der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931 erfolgt.

Ist das Validierungsmodul bereits online?

Das Prüfmodul ist Teil des Releases der XRechnung, Version 1.1, die voraussichtlich im November 2017 verfügbar sein wird.

Wann ist eine Rechnung valide i.S.d. XRechnung?

Um das testen zu können, wurde bei der KoSIT vom IT-Planungsrat ein Prüfmodul in Auftrag gegeben. Dieses wird als Teil der Version 1.1 voraussichtlich im November 2017 verfügbar sein. Ab dann können Prüfmodul, Prüfregeln sowie Referenzimplementierung genutzt werden – von Unternehmen, Softwareanbietern oder auch Dritten, die elektronische Rechnungen für andere auftragsmäßig an öffentliche Auftraggeber übermitteln. Die Referenzimplementierung veranschaulicht die Funktion und kann als Muster bei der eigenen Umsetzung unterstützen. Veröffentlicht wird sie als Open-Source-Lösung, um IT-Dienstleister bei der Entwicklung zu entlasten.

Wann ist eine Rechnung XRechnungs-konform?

Die Konformitätskriterien können dem Standard XRechnung entnommen werden.

Kommt ein Umstellungsaufwand auf Unternehmen zu, die bereits ein anderes elektronisches Rechnungsformat verwenden, ihre Rechnungen aber gemäß XRechnung an die Verwaltungen übermitteln wollen?

Da die europäische Norm in Europa maßgebend für die elektronische Rechnungsstellung ist, unterliegen alle Softwarehersteller und Unternehmen, die normkonform agieren wollen, einem Umstellungsaufwand – insbesondere europaweit agierende Wirtschaftsteilnehmer. Auch Unternehmen, die bereits andere Rechnungsformate einsetzen, sind von dem Umstellungsaufwand betroffen, wollen sie normkonform operieren.

Können auch andere Formate zur elektronischen Rechnungsstellung verwendet werden?

Durch den Beschluss des IT-Planungsrates wird es für öffentliche Auftraggeber in Deutschland nur einen Standard geben (XRechnung), weshalb andere Formate für die deutsche Verwaltung nur eine geringfügige Rolle spielen. Allerdings können übergangsmäßig auch bereits bestehende Formate akzeptiert werden, wenn fachlich erforderlich oder/und in den Rechtsverordnungen der Länder zugelassen. Maßgeblich wird jedoch der durch den IT-Planungsrat beschlossene Standard XRechnung sein.

Wo liegt der Vorteil einer deutschen CIUS-XRechnung?

Die CIUS-XRechnung soll die Vereinbarkeit auf allen Ebenen (Semantik, Syntax, Recht, Technik) gewährleisten. Die XRechnung stellt allerdings keinen neuen, losgelösten Standard dar, sondern (unter Einbeziehung der Bund-, Länder- und Kommunenexperten) die Eindeutigkeit für Rechnungssteller/-empfänger im Rahmen der europäischen Vorgaben her. Die Vorteile der XRechnung sind, dass

  • sich öffentliche Auftraggeber nicht eigenständig die europäischen Vorgaben erarbeiten müssen (und dann möglicherweise zahlreiche unterschiedliche Interpretationen umgesetzt werden)
  • Auftragnehmer trotz heterogener IT-Systeme bei elektronischer Rechnungsstellung strukturierte Rechnungsdaten austauschen können – auf Basis eines einheitlichen, verlässlichen und durch die Verwaltung betriebenen Standards mit den Auftraggebern
  • sie als einheitlicher, produkt- und herstellerneutraler Standard allen kostenfrei und vollständig dokumentiert zur Verfügung steht und so von IT-Anbietern in die entsprechenden Lösungen integriert werden kann.
Warum wurde die XRechnung Anfang 2016 forciert, obwohl es bereits andere Formate gab?

Grundlage dafür war von Anfang an die europäische Norm und die damit einhergehende Pflicht zur Umsetzung. Dass am Markt weitere (branchenspezifische) Formate existieren, war ebenso bekannt wie die Problematik der Vielzahl dieser Formate, weshalb die Europäische Kommission in der EU-Richtlinie folgende Erwägungsgründe nennt:

Es bestehen mehrere weltweite, nationale, regionale und unternehmensspezifische Normen für elektronische Rechnungen, und sie werden derzeit in den Mitgliedstaaten verwendet. Es gibt keine vorherrschende Norm, und die meisten Normen sind nicht interoperabel. […] Die Vielzahl nicht interoperabler Normen führt zu übermäßiger Komplexität, Rechtsunsicherheit und zusätzlichen Betriebskosten für Wirtschaftsteilnehmer, die elektronische Rechnungen grenzübergreifend in verschiedenen Mitgliedstaaten verwenden.1

Auf Basis dieser EU-Richtlinie erhielt das Europäische Komitee für Normung (CEN) den Auftrag, eine gemeinsame europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung zu erarbeiten. Woraufhin jeder europäische Mitgliedstaat Vertreter für die Mitarbeit im CEN wählte. In Deutschland übernahm die Vertretung die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des Bundesministeriums des Inneren.

Die XRechnung ist gewissermaßen die deutsche CIUS (Core Invoice User Specification) – eine von der Europäischen Kommission vorgesehene Methode zur Anpassung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung an Bedingungen des jeweiligen Mitgliedstaats. Die XRechnung soll demzufolge die europäische Norm in einen zwischen Bund, Ländern und Kommunen abgestimmten nationalen Standard transformieren.

 


1 Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014, Europäisches Parlament und Rat über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen.

Funktioniert die Einbindung von Wirtschaftsteilnehmern?

Die Einbindung der Wirtschaft war von Beginn an ein deutlicher Auftrag des IT-Planungsrates, den das Steuerungsprojekt vielfältig umgesetzt hat bzw. immer noch umsetzt – hauptsächlich in Zusammenarbeit mit:

  • Handels- und Handwerkskammern
  • dem Erprobungsraum Nordwest des nationalen IT-Gipfels und
  • dem Verband elektronische Rechnung (VeR)
Welche Behörden verwenden XRechnung?

Auftragnehmer werden künftig sämtliche – von der Umsetzungsverpflichtung der EU-Richtlinie betroffenen – öffentlichen Auftraggeber bundesweit über den Standard XRechnung erreichen können.

Wurde der Standard XRechnung bereits vom IT-Planungsrat beschlossen?

Ja, der Standard XRechnung wurde in der 23. Sitzung (als Version 1.0) beschlossen. Wobei laut IT-Planungsrat die jeweils gültige Fassung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931 konkretisiert. Dementsprechend hat der IT-Planungsrat die XRechnung als tonangebend für die Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU des europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 in Deutschland festgelegt.

Von wem stammt der Standard XRechnung?

Beauftragt vom IT-Planungsrat im Steuerungsprojekt eRechnung, haben über 50 Spezialisten aus Bund, Ländern und Kommunen die geforderten Novellen auf rechtlicher, semantischer und technischer Ebene erarbeitet und umgesetzt. Der Standard XRechnung gilt als nationale Ausgestaltung zum semantischen Datenmodell der europäischen Norm.