E-Rechnung an die öffentliche Verwaltung auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene: Nichts einfacher als das?!

E-Rechnung an die öffentliche Verwaltung auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene: Nichts einfacher als das?!

06/28/2018

Warum der Föderalismus für die E-Rechnung an die Verwaltung für den deutschen Mittelstand zum Problem werden könnte

Begriffe wie E-Rechnungs-Gesetz (ERechG), E-Rechnungs-Verordnung (ERechVO) oder XRechnung sind derzeit in aller Munde. Kein Wunder, hat die Europäische Union mit ihrer so genannten E-Rechnungsrichtlinie (2014/55/EU) einen straffen Zeitplan vorgegeben. An dessen Ende steht allerdings auch „Bahnbrechendes“:
Nichts Geringeres als die komplette Umstellung aller Behörden, Institutionen und Organe der Öffentlichen Hand auf den elektronischen Empfang – und optimalerweise auch die digitale Weiterverarbeitung – von Rechnungsdokumenten.

E-Rechnungen an den Bund werden verpflichtend
Eine Mammutaufgabe, die nicht nur die Verwaltung auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene vor große Herausforderungen stellt. Denn spätestens ab 2020 akzeptieren Rechnungsempfänger auf Bundesebene nur noch solche Rechnungen, die im korrekten elektronischen Format und über den vorgeschriebenen Übermittlungsweg eingehen. Postalisch oder als einfacher PDF-Anhang per E-Mail übermittelte Rechnungen sind dann nicht mehr möglich – so will es zumindest die E-Rechnungsverordnung (E-RechVO) des Bundes. Soweit, so gut.

Bundesländer können eigene E-Rechnungs-Verordnungen erlassen
Richtig kompliziert wird der Übergang zum elektronischen Rechnungsempfang durch die öffentliche Verwaltung in Deutschland allerdings bei einem Blick auf die weiteren staatlichen Organisationsstrukturen. Denn als föderales Staatssystem obliegt die Ausgestaltung der gesetzlichen Grundlagen, mit denen die EU-Vorgaben in deutsches Recht umgesetzt werden, den 16 Bundesländern - und zwar jedem einzelnen individuell. 
Die Konsequenz: Während digitale „Vorreiterländer“ wie Bremen die eigene Verwaltung bereits in diesem Jahr auf den elektronischen Rechnungsempfang umstellen, sind andere von einer Digitalisierung der entsprechenden Prozesse noch Jahre entfernt.
Mehr noch: Einige Bundesländer haben bereits angekündigt, auch regulatorisch vom „Bundesstandard“ der E-Rechnungsverordnung (E-RechVO) abzuweichen. 

Bremen und Nordrhein-Westfalen: Vorreiter und Alleingänger bei der E-Rechnung?
So geht Nordrhein-Westfalen mit seinem Entwurf für einen neuen § 7a EGovG NRW in Absatz 1 deutlich über die Vorgaben der Bundesverordnung hinaus, indem „unabhängig vom Auftragswert und vom Betrag der Rechnung“ elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten sind, wenn sie gegenüber einem öffentlichen Auftraggeber ausgestellt wurden. 

Im Klartext bedeutet das: Eine Befreiung von der E-Rechnungs-Pflicht für „unterschwellige“ Beträge (auf Bundesebene sind das 1.000 Euro) soll es für Rechnungen an die NRW-Verwaltung zukünftig nicht geben. Zudem setzt man in Nordrhein-Westfalen auf einen „reinen“ E-Rechnungs-Standard, bei dem die elektronische Rechnung lediglich aus einem strukturierten Datensatz besteht. Eine bildhafte Darstellung der Rechnungsdaten, wie beispielsweise beim vom Bundesportal ebenfalls akzeptierten Hybrid-Format ZUGFeRD 2.0*, ist nicht vorgesehen.

Für alle Zulieferer der öffentlichen Verwaltung auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene in Deutschland bedeutet diese Entwicklung nichts Gutes. 

Denn eigentlich sollte die Umstellung auf eInvoicing, wie der Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen im Fachjargon heißt, nicht nur den Papierverbrauch und die Rechnungskosten, sondern auch den administrativen Aufwand auf beiden Seiten verringern. 

Wird die E-Rechnung damit zum Alptraum für den Mittelstand?
Kommt es jedoch zu zahlreichen „Einzellösungen“ auf Landesebene, ließe sich dieses Ziel – zumindest für die Rechnungssteller aus dem deutschen Mittelstand – nur schwerlich realisieren. Zu groß wären die Unterschiede, die es bei der E-Rechnung an Bund, Länder oder Kommunen zu beachten gälte. 

Um den administrativen Aufwand dennoch einigermaßen im Zaum zu halten, kann sich gerade für kleine und mittlere Unternehmen der Umstieg auf professionelle e-Service Portale lohnen. Denn diese übernehmen die gesetzes- und regelkonforme Übermittlung von elektronischen Rechnungsdokumenten – nicht nur an di verschiedenen Stellen der öffentlichen Verwaltung, sondern auch an andere Unternehmen. Ein „Rundum-sorglos-Service“, der sich in vielen Fällen bereits heute bezahlt macht.
 


*Der überarbeitete ZUGFeRD-Standard 2.0 soll der europäischen CEN-Norm entsprechen, welche auch die Grundlage der XRechnung darstellt. Das E-Rechnungsportal des Bundes wird CEN-konforme Formate verarbeiten.

 

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