Posteingangsbearbeitung auf digitale Art – einfach, sicher und nachhaltig effizient

Vor allem standardisierte Transaktionsdokumente wie Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine, oder Gutschriften gehen meist noch per Briefpost ein. Manuell werden diese Papierdokumente dann entkuvertiert, sortiert, verteilt, geprüft, freigegeben und gebucht bzw. bezahlt, um sie schlussendlich abzuheften. Das ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch kostenintensiv.

Mit Scan-2-Inbox, einem optionalen Zusatzservice unseres webbasierten B2B-Portals, können Sie Ihren Posteingang komplett digitalisieren und somit Zeit wie Geld sparen. Eingehende Papierdokumente werden über einen Scanner digital erfasst, per Zeichenerkennung (OCR) ausgelesen und automatisch im gewünschten Datenformat bereitgestellt: im Portal und auf Wunsch auch direkt in Ihrem IT-System (ECM, DMS, ERP, CRM, etc.). Darüber hinaus besteht die Möglichkeit einer Kurz- und Langzeitarchivierung.

Schnelle, einfache Umsetzung

Schnelle, einfache Umsetzung

Scan-2-Inbox lässt sich im Nu einführen – ohne Hard- oder Softwareinvestition – und leicht in Ihre IT-Systeme und-Prozesse integrieren. Wir richten Portalkonto und Dokumentvorlagen für Sie ein und stellen die gewünschten Datenformate bereit: z. B. Edifact, iDOC und XML- oder CSV-Formate wie ZUGFeRD, ebInterface und auto-gration.
Lohnende Prozessoptimierung

Lohnende Prozessoptimierung

Digitale Eingangsdokumente lassen sich schnell und zuverlässig weiterverarbeiten, da viele zeitraubende und fehleranfällige manuelle Arbeitsschritte entfallen. Ergänzend dazu können Sie mit unserem Papier-Ersatz-Prozess PEP interne Prüf- und Freigabeprozesse elektronisch abbilden und digitale Dokumente durchgängig einbinden.
Volle Kontrolle und Transparenz

Volle Kontrolle und Transparenz

Unser Portal übernimmt die Vorabprüfung eingehender Dokumente. Rechnungen werden beispielsweise gar nicht erst angenommen, wenn Pflichtangaben fehlen (lt. § 14 UStG). Somit werden nur ordnungsgemäße Dokumente digitalisiert. Und all diese haben Sie übers Portal perfekt im Blick – dank Transaktionslisten sowie Such- und Sortierfunktionen.
Umfassende Sicherheit

Umfassende Sicherheit

Alle Daten werden vorab geprüft, rechtskonform übermittelt und archiviert. Sie können auf fristgerechte Umsetzung offizieller Vorgaben und größtmöglichen Datenschutz nach modernsten Sicherheitsstandards vertrauen. Ein weiterer Pluspunkt beim Datentransfer: unsere Rechenzentren werden ausschließlich in Deutschland gehostet.

Weitere Optionen

Dokumente digital versenden

Ob Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine oder Kontoauszüge – verschicken Sie Transaktionsdokumente bequem über unser B2B-Portal: als E-Mail mit PDF-Anhang und Signaturmöglichkeit oder als digitalen Datensatz in allen gängigen Formaten (CSV, EDIFACT, iDoc, XML, ZUGFeRD, XRechnung etc.). Sparen Sie dadurch Zeit und Kosten und erfüllen Sie empfängerindividuelle Versandwünsche.

Effizientere Abläufe und mehr Zeit fürs Kerngeschäft

Schnell und bequem

Nach einer kurzen Abstimmung unterstützen wir Sie aktiv beim Ausloten Ihrer Möglichkeiten – mit dem Ziel, manuelle Arbeitsschritte und somit den Aufwand zu minimieren. Das Ergebnis: effizientere Abläufe und mehr Zeit fürs Kerngeschäft!