FAQs

Ihre häufigsten Fragen haben wir hier zusammengefasst

Ich möchte erst nur den hybriden Weg nutzen, um sofort Porto und Druckkosten zu sparen. Geht das?

Ja. Sie können gern über die Nutzung nur eines der vier möglichen Kanäle starten. Sollten Sie dann künftig die weiteren Optionen für sich entdecken, stellen Sie einfach sukzessive um.

Wir dürfen keinen Druckertreiber installieren, können wir das Portal trotzdem nutzen?

In diesem Fall bieten wir eine Zugangsmöglichkeit über einen FTP-Server.

Wie viele Mitarbeiter können auf das Portal zugreifen?

Es besteht keine Beschränkung der Nutzeranzahl in Ihrem Unternehmen.

Unterstützt das Portal mehrere Mandanten bzw. Filialen?

Ja. Sie können dezentral an beliebig vielen Standorten auf das System zugreifen.

Welche Teilnehmer hat das Netzwerk bereits?

Das Netzwerk hat neben den Providern mehrere Tausend Unternehmen als Nutzer. Darunter befinden sich namhafte Großunternehmen verschiedenster Branchen sowie eine Vielzahl von KMU.

Kann ich Geschäftspartner anbinden?

Ja. Sie können Kunden oder Lieferanten anbinden, um z.B. Ihre digitalen Volumen zu erhöhen und Finanzprozesse zu verbessern. Hierbei unterstützt Sie Neopost durch passende Services, Tools und Beratung.

Wie lange dauert die Anbindung an mail4business?

Die Anbindungsdauer ist kundenindividuell und im Idealfall innerhalb von wenigen Tagen möglich.

Was ist, wenn sich mein Briefvolumen während der Vertragslaufzeit ändert?

mail4business ist so gestaltet, dass das Postausgangsvolumen innerhalb eines Jahres variieren kann. Liegen Sie in einem Monat unter Ihrem vereinbarten Volumen, können Sie die Restvolumen mit in die Folgemonate übertragen.
Darüber hinaus kann die Flatrate über die Vertragslaufzeit jederzeit erhöht werden.

Kann ich Porto sparen und wie?

Ja. Das geht auf verschiedenen Wegen. Sie können die physikalische Post durch den Einsatz einer DMS-Software für den Versand optimieren. Der hybride Weg bringt Rabatte auf das verwendete Porto, und alle elektronischen Sendungen sind komplett portofrei.

Muss ich eine Frankiermaschine nehmen, auch wenn ich diese gar nicht nutzen möchte?

Nein. Die Verwendung einer Maschine für die verbleibenden physikalischen Briefe entscheiden Sie. m4b können Sie auch gänzlich ohne Hardware erhalten.

Kann ich mail4business nutzen, obwohl ich schon eine Frankiermaschine besitze?

Ja. Wir nehmen Ihre bestehende Lösung in Zahlung und ermöglichen Ihnen einen nahtlosen Übergang.

Wer kann mail4business im Unternehmen nutzen?

mail4business kann über alle Abteilungen genutzt werden. Von der Bedienung der Hard- und Software über die Zugänge zum e-Services-Portal gibt es von Neopost keine Einschränkung. Nutzungsrechte verteilen die Administratoren und Verantwortlichen im Unternehmen.

Wie flexibel ist die mail4business-Lösung?

Die mail4business-Lösung passt sich an die Bedürfnisse des Kunden bzw. Unternehmens an. Das bedeutet, dass Hardware, Software, e-Services und sonstige Leistungen frei gewählt werden können und zu einer mail4business-Lösung kundenspezifisch verschmelzen. 

Wie hoch ist die Flatrate für mail4business?

Die Flatrate bzw. monatliche Rate berechnet sich aus den Inklusivleistungen, die in Ihrem mail4business-Paket enthalten sind, sowie aus Ihrem monatlichen Versandvolumen. Sie bestimmen Ihren Preis somit individuell.

Zeigt die Maschine einen Fehlercode an?

Ja

Was muss ich tun, um eine Abmeldung zu beauftragen?

Nutzen Sie hierfür unser elektronisches Kontaktformular oder schicken Sie uns eine E-Mail an abmeldungen@neopost.de mit allen erforderlichen Daten (Kundennummer, Maschinenkennung, Ansprechpartner sowie Telefonnummer und E-Mail-Adresse). Bezüglich Kündigungsfristen zu Ihrem Neopost-Vertrag setzen Sie sich bitte mit unserer Vertragsverwaltung unter vertragsmanagement@neopost.de in Verbindung.

Nutzen Sie hierfür unser elektronisches Kontaktformular oder schicken Sie uns eine E-Mail an abmeldungen@neopost.de mit allen erforderlichen Daten (Kundennummer, Maschinenkennung, Ansprechpartner sowie Telefonnummer und E-Mail-Adresse). Bezüglich Kündigungsfristen zu Ihrem Neopost-Vertrag setzen Sie sich bitte mit unserer Vertragsverwaltung unter vertragsmanagement@neopost.de in Verbindung.

Erhalte ich technische Unterstützung?

Ja, unser spezialisiertes Kundenserviceteam der Neopost GmbH steht Ihnen telefonisch jederzeit zur Verfügung und unterstützt Sie bei technischen Anfragen.

Welche Übertragungsformen bietet das Neopost E-Invoicing-Portal an?

Derzeit bieten wir über 250 Datenformate in der elektronischen Übertragung an wie z.B. ebInterface 4.1, EDI, EDIFACT, SAP, iDOC u.v.m. Darüber hinaus bietet das Portal die Übermittlung auf FTP, X400 AS/2 und mehr an. 

Können signierte Dokumente versendet werden?

Ja, die erstellten Dokumente können signiert übermittelt werden. Die Signierung übernimmt dabei die Bundesdruckerei.

Ist das Rechnungslayout einheitlich?

Ja, das Rechnungslayout ist umsatzsteuerkonform gestaltet, d.h. dass alle Angaben laut Umsatzsteuergesetz vorhanden sein müssen. 

Ist das Neopost E-Invoicing-Portal sicher?

Ja, die Übertragung ist sicher. Die Schnittstelle zwischen dem ViperConnectorTM und dem Neopost E-Invoicing-Portal basiert auf HTTPS/SSL. Bereits vorab verschlüsselte Dokumente können derzeit NICHT übermittelt werden.

Können Anlagen hinzugefügt werden?

Ja, das Einfügen von Anlagen ist möglich. Sie haben zudem die Möglichkeit, zwischen internen und zu übertragenden Anlagen zu wählen. 

Sind meine Seiten pro Dokument begrenzt?

Nein, die maximale Anzahl der Seiten pro Dokument ist nicht begrenzt.

Wie viele Benutzer können das Portal verwenden?

Die Anzahl der Benutzer ist unbegrenzt und es besteht die Möglichkeit, Gruppen anzulegen.

Welche Formate kann der ViperPrinter übertragen?

Der ViperPrinterTM überträgt nicht nur PostSkript-Datenströme aus Ihrer Faktura-Software, sondern ebenfalls .pdf, .xslx, .doc u.v.m.

Welche Dokumententypen werden versendet?

Das Neopost E-Invoicing-Portal ist sowohl für den Posteingang und Postausgang von Transaktionsdokumenten wie Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen, Auftragsbestätigungen etc. als auch Lohn- und Gehaltsabrechnungen geeignet.

Ist der Kunde bzw. Mitarbeiter zur Nutzung an einen Standort gebunden?

Nein, das Portal ist standortunabhängig benutzbar. Wann Sie wollen, wo Sie wollen, so oft Sie wollen.

Welche Voraussetzung hat der ViperConnector?

Der ViperConnectorTM unterstützt folgende Betriebssysteme: Windows 2000, Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Windows Server 2003 oder Windows Server 2008.

Wie verwende ich den ViperConnector?

Der ViperConnectorTM beinhaltet den ViperPrinterTM. Dieser Drucker wird anstelle des „lokalen“ Druckers verwendet.

Ist eine spezielle Software für den Betrieb notwendig?

Nein, wir stellen Ihnen unseren ViperConnectorTM zur Verfügung, der für Sie die Kommunikation zum Portal herstellt.

Welche Vorteile bietet mir das Neopost E-Invoicing-Portal?

Einfache Installation, webbasierend und somit standortunabhängig, keine Investitionen für Hard- oder Software und eine einfache Bedienung durch eine intuitive Menüführung. 

Ist eine Registrierung für das Neopost E-Invoicing-Portal notwendig?

Ja, aus Datenschutzbestimmungen ist eine Registrierung mit persönlichen Zugangsdaten erforderlich.

 

Was passiert, wenn mein Vertrag ausläuft?

Ihnen stehen alle Optionen offen:

  • Erneuern Sie Ihren Maschinenpark mit einem passenden Anschlussvertrag.
  • Verwenden Sie Ihre bestehenden Mietmaschinen zu günstigen Konditionen weiter.
  • Oder geben Sie die Mietmaschinen einfach an Neopost zurück.
Kann ich auch meine bestehende Maschine mit Pay-per-Click ausrüsten?

Selbstverständlich! Sprechen Sie einfach mit Ihrem Neopost-Kundenberater.

Wie funktioniert das Kombinieren verschiedener Maschinen?

Auch wenn Sie mehr als nur eine Neopost-Maschine benötigen, mit unseren Mietmodellen zahlen Sie einen Preis für alle Maschinen. Beim Pay-per-Click  können Sie Geräte kombinieren - ganz unabhängig davon, welche Maschine wie stark beansprucht wird.

Was ist für mich das Richtige – Pay-per-Click oder Miete?

Sie verarbeiten regelmäßig hohe Volumen, nutzen ihre Maschine zur Postbearbeitung sowieso schon dauerhaft? Dann kommt vermutlich die Neopost Miete für Sie in Frage.Bearbeiten Sie dagegen stets unterschiedliche Volumen und wollen Sie eine flexible Laufzeit? Dann könnte Pay-per-Click genau das Richtige für Sie sein! So oder so, unsere Kundenberater beraten Sie persönlich und finden gemeinsam mit Ihnen die richtige Lösung.

Welche Laufzeiten werden angeboten?

In der Absicht, möglichst flexibel auf die Wünsche unserer Kunden eingehen zu können, werden Laufzeiten ab 3 Jahre bis max. 7 Jahre sowie innerhalb dieser Zeitspanne noch halbjährlich angeboten.

Wo erfrage ich aktuelle Informationen?

Sie haben nur einen Ansprechpartner, Ihren Neopost-Kundenberater, der Ihnen persönlich alle Leistungen aus einer Hand anbietet. Profitieren Sie von einer unkomplizierten und individuellen Betreuung und Beratung zu allen Neopost-Produkten incl. sonstigen Dienstleistungen, z. B. Wartung und Service - und natürlich auch den Mietmodellen. Daneben können Sie gerne jederzeit über unsere E-Mail-Adresse leasing(at)neopost.de direkt Kontakt mit Neopost aufnehmen.

Welche Maschinen können gemietet werden?

Unsere Mietangebote gelten für alle Neopost Produkte. Ihr Kundenberater hilft Ihnen gerne weiter.

Was ist ein PSD/Meter?

Das PSD, auch Meter genannt, ist das Herzstück Ihrer Frankiermaschine. Darauf sind alle wichtigen Daten gespeichert, wie z.Bsp. Ihr Klischeé und die Zählerstände.

Was ist eine EKP-Nummer?

Die EKP-Nr. ist Ihre 10-stellige Kundennummer bei der Deutschen Post AG.

Wie lange dauert ein Abmeldevorgang?

Im Normalfall beträgt die Bearbeitungszeit ca. 6 Wochen (ab Eingang der Frankiermaschine und der Abmeldeunterlagen). Sollte ein größerer Defekt an Ihrer Maschine festgestellt werden, kann die Bearbeitungszeit variieren.

Was muss ich tun, wenn meine Frankiermaschine nicht mehr vorhanden ist?

Hier benötigen wir eine schriftliche Verlustmeldung, mit allen erforderlichen Daten (Firmierung, Kundennummer, Maschinenkennung und den Grund des Verlustes). Bitte beachten Sie, dass im Falle eines Verlustes der Frankiermaschine keine Rückerstattung des Restguthabens erfolgen kann!

Welche Kosten entstehen für eine Abmeldung?

Für die ordnungsgemäße Abmeldung wird folgende Bearbeitungsgebühr fällig:
80,00 Euro zzgl. MwSt. ohne Neukauf/Leasing eines Frankiersystems
80,00 Euro zzgl. MwSt. bei Neukauf/Leasing eines Frankiersystems ohne Abschluss eines Servicevertrages
Kostenfreie Abmeldung bei Neukauf/Leasing eines Frankiersystems mit Abschluss eines Servicevertrages

Ich habe die Frankiermaschine gekauft. Warum muss ich eine Verschrottungserklärung ausfüllen?

Die Verschrottungserklärung dient zur Verwertung der Maschine und ist gleichzeitig die Auftragsbestätigung, dass die Neopost GmbH & Co. KG in Ihrem Namen die Abmeldung der Frankiermaschine vornehmen darf.

Wie gehe ich vor, wenn es sich bei meiner Frankiermaschine um ein Leasinggerät handelt?

Nutzen Sie Ihre Maschine in Verbindung mit einem Leasingvertrag der Neopost Leasing GmbH, wenden Sie sich bitte an unsere Leasingabteilung unter leasing@neopost.de, um die Abmeldung des Gerätes und evtl. Kündigungsfristen/Vertragsmodalitäten zu klären.


Sollte es sich nicht um einen Leasingvertrag der Neopost Leasing GmbH handeln, setzen Sie sich bitte zwingend vor Abmeldung der Maschine mit Ihrem Leasinggeber/Vertragspartner in Verbindung, um evtl. Kündigungsfristen/Vertragsmodalitäten und die Verwertung der Maschine zu klären.

Warum muss ich meine Frankiermaschine abmelden?

Wird die Frankiermaschine nicht mehr zur Freimachung von Sendungen genutzt, muss diese postalisch abgemeldet werden (siehe hierzu auch die AGB´s der Deutschen Post AG). Ebenso dient die Abmeldung zur Erstattung eines noch vorhandenen Restguthabens (die Rückzahlung erfolgt durch die Deutsche Post AG). Hierzu erhalten Sie von uns die dafür benötigten Abmeldeunterlagen.

Auf unserer alten Frankiermaschine ist noch Geld/Porto drauf. Wann bekommen wir das zurück?

Sobald der Prozess der postalischen Abmeldung angelaufen ist (Rücksendung der Abmeldeunterlagen), dauert es zwischen acht und zehn Wochen, bis das restliche Porto von der Deutschen Post AG zurückerstattet wird.

 

>> Abmeldungen

Warum steht auf der Rechnung "Bitte überweisen Sie auf eines der unten angegeben Konten"? Wir haben doch eine Einzugsermächtigung erteilt.

Wenn sich die Einzugsermächtigung auf alle Rechnungen (Serviceverträge und Zubehör etc.) beziehen soll, bitten wir um einen entsprechenden schriftlichen Hinweis. Die Einzugsermächtigung, die bei Vertragsabschluss gegeben wurde, gilt in der Regel erst einmal nur für die Verträge.

Warum bekomme ich eine Technikerrechnung, obwohl ich einen Servicevertrag habe?

Das kann unterschiedliche Gründe haben. Bitte geben Sie uns Gelegenheit, die Rechnung zu prüfen. Die einfachste Möglichkeit wäre, wenn Sie uns die Rechnung mit der entsprechenden Reklamation zurückgeben könnten.

Was bedeutet auf der Rechnung "CR_FIT/Credifon-Vertrag"?

Das ist die Nutzungspauschale, damit Ihre Frankiermaschine über den Neopost-Server Porto laden kann.

Wie kann ich nachfrankieren?

Das ist nicht möglich. Der Frankierabdruck wird immer produktbezogen erzeugt, deshalb darf sich nur ein Frankierabdruck auf der Sendung befinden. Sie können sich aber den falsch frankierten Wert erstatten lassen.

 

>> FAQ Deutsche Post AG

 

>> Formular für Erstattung frankierter Beträge

Wie kann ich den Tastenton an meiner IS-Maschine ausstellen?

Drücken Sie die Taste Menü – gehen Sie auf Punkt 13 Manager – mit Ok bestätigen – Manager-PIN 09430 eingeben und mit Ok bestätigen – wählen Sie Punkt 3 Standardeinstellungen – mit Ok bestätigen – wählen Sie Unterpunkt 1 Bedienereinstellungen – mit Ok bestätigen – und beim Unterpunkt Töne können Sie diese auf Aus stellen. 2x die Stand-by-Taste drücken, um in den Frankiermodus zurückzukehren.

Wie lautet der Manager-PIN?

Bei IS-Maschinen lautet der Manager-PIN: 09430

Bei IJ-Maschinen lautet der Manager-PIN: 9430

Die Waage meiner IS-Frankiermaschine stellt sich nicht mehr auf 0 bzw. 1 zurück. Was ist zu tun?

Drücken Sie die Taste Menü – gehen Sie auf Punkt 2 Frankier- bzw. Systemeinstellungen – mit Ok bestätigen – Punkt WP Neustart mit Ok bestätigen und der Anweisung im Display folgen.

Auf meiner Maschine steht "Druck aus". Was ist zu tun?

Netzstecker ziehen, 2 Minuten warten und wieder an den Strom anschließen. Gerät fährt hoch und ist wieder einsatzbereit.

Auf meiner Maschine steht PSD locked, PSD gesperrt, DPA/PSD 03023, DBX 21001. Was bedeutet das?

Das Frankiersystem ist gesperrt, da in den letzten 40 Tagen keine Übermittlung zum Postserver stattgefunden hat.

 

Lösung: Verbindungskabel (LAN oder Telefon) an Ihr Frankiergerät anschließen – Geldtaste (Geldsäckchen, 3 Münzen) drücken – Überprüfen auswählen – mit Ok bestätigen. Nach der erfolgreichen Übermittlung können Sie wieder wie gewohnt frankieren. Alternativ können Sie auch eine Geldladung mit € 0,-- durchführen.

Wie wirkt sich die EU-Richtlinie vom 11.03.2014 auf die elektronische Rechnungsstellung aus?

Die neue Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung sieht für digitale Rechnungen an öffentliche Stellen EU-einheitliche Formate vor. Damit markiert sie nicht nur einen Meilenstein auf dem Weg zum effizienten papierlosen E Government (gemäß der „Digitalen Agenda für Europa“). Sie will auch Hemmnisse im grenzüberschreitenden Handel beseitigen, die aus der Vielzahl länderspezifischer Rechnungsstandards resultieren. Außerdem sollen die Handelspartner von einer leichteren, schnelleren, rechtssicheren und kostensparenden Rechnungsabwicklung profitieren.