Outsourcing im Dokumentenmanagement

Elektronisch senden, empfangen und archivieren: Outsourcing im Dokumentenmanagement

Neopost bietet vielfältige Dienstleistungen für die Bereiche Dokumenten- und Output-Management sowie kundenindividuelle Lösungen für ein einfaches und sicheres Handling des Dokumenten-Output.

 

Wir sind darüber hinaus ein kompetenter und erfahrener Partner im Bereich Outsourcing für das elektronische Senden und Empfangen von Transaktionsdokumenten jeglicher Art und geben unseren Kunden ein hervorragendes Instrument zur Prozessoptimierung und Kostenreduzierung im Unternehmen an die Hand. Unsere Lösungen ermöglichen es, manuelle Postbearbeitungsprozesse nicht nur zu optimieren, sondern zu ersetzen. Neopost E-Invoicing steht für ein zielgerichtetes und sicheres Output-Handling für Mittelstand und Großhandel, Produktionsbetriebe und Konzerne sowie alle Branchen, die zahlreiche Dokumente in vielfältigen Datenformaten austauschen müssen. Unser Ziel ist es, unsere Kunden zu entlasten, im Arbeitsalltag und auf Kostenseite. Dabei streben wir gemeinsam eine Fehlerquote von 0 % an.

Unsere Lösung im Bereich Outsourcing beinhaltet:

  • Steuerung und Versand aller Transaktionsdokumente im Unternehmen wie z. B. Rechnungen, Mahnungen, Gutschriften, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Lohn- und Gehaltsabrechnungen u.v.m. 
  • Wahl der Versandart über sichere Leitungen und Kanäle: Elektronisch oder hybrid (elektronischer Versand, postalische Zustellung)
  • Verarbeitung zahlreicher verschiedener Datenformate und Layouts – zugeschnitten auf die eigenen Anforderungen sowie die des Empfängers
  • Nutzung von speziellen Großkunden-Sonderkonditionen beim Brief-Versand, die Sie über den zentralisierten Versand erzielen können!

 

Die Vorteile

  • SaaS: Keinerlei Hardware oder Softwareinstallation notwendig - lediglich ein Druckertreiber wird installiert
  • Fast alle gängigen Datenformate können verarbeitet (senden und empfangen) und spezielle Datenformate können von unserem Experten-Team kostengünstig programmiert werden
  • Sie können mehrere Druckertreiber installieren und so von verschiedenen Orten aus den Service nutzen
  • Daten werden verschlüsselt und sicher übermittelt
  • Schnittstellenkompatibilität zu den gängigen Warenwirtschafts- und ERP-Systemen
  • Ein strukturiertes Reporting gibt Ihnen weitreichende Transparenz über Kosten und Einsparungen – Somit z.B. endlich auch über verschiedene Standorte und Niederlassungen.
  • Alle Unternehmensbereiche, Abteilungen und Standorte können zentral gesteuert werden

 

Die hybride Zustellung erfolgt sicher, rechtskonform und in hervorragender Druckqualität über die Hochleistungsdruckzentren unserer Druckdienstleister, welche den höchsten Sicherheitsanforderungen entsprechen. Die rechtssichere Archivierung nach dem Bundesdatenschutzgesetz ist für uns selbstverständlich.

Voraussetzungen

Es könnte nicht einfacher sein: Sie installieren den Neopost VIPER™-Druckertreiber und „drucken“ anschließend Ihre Dokumente und Belege virtuell aus Ihrem System und managen den Versand über das Neopost E-Invoicing Portal. Mit Hilfe einer übersichtlichen Oberfläche lassen sich die Dokumentenströme einfach administrieren und kontrollieren. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie Dokumente versenden oder empfangen. Unser Tool ermöglicht den virtuellen Druck und die anschließende Umwandlung in das Format, das Sie wünschen.

Das Beste dabei ist, Ihre Kunden und Lieferanten können sich ebenfalls den Druckertreiber für den virtuellen Versand über das Neopost-Portal installieren und Ihnen alle relevanten Dokumente in dem von Ihnen gewünschten Format zusenden. Diese können Sie dann in Ihrem System weiterverarbeiten.
 

 

Nächste Schritte

Kontaktieren Sie unsere Experten zum Thema Outsourcing im Dokumentenmanagement. Auf Wunsch erhalten Sie eine Demonstration unseres E-Invoicing Tools sowie eine Beratung zur Prozessoptimierung in Ihrem Unternehmen.