E-Invoicing im öffentlichen Dienst: Alles Wissenswerte zur elektronischen Rechnung in Deutschland

E-Rechnungs-Gesetz

Mit dem sogenannten E-Rechnungs-Gesetz werden die Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 in nationales Recht umgesetzt. Das E-Rechnungs-Gesetz schafft damit eine verbindliche Rechtsgrundlage für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber. Ab dem 27. November 2018 treten die entsprechenden Vorschriften in Kraft.
 

Mit der verpflichtenden Umstellung auf E-Rechnung, kommt auch ein vorgeschriebenes Format. Das Standardformat wird die XRechnung sein. Somit ist eine Datenübertragung nur noch als strukturierter Datensatz erlaubt. PDF-oder Papierrechnungen sind nicht länger zulässig.

Wer ist betroffen?

1. Oberste Bundesbehörden

Ab dem 27. November 2018 treten die entsprechenden Vorschriften zunächst für alle Bundesministerien und Verfassungsorgane in Kraft. Diese sind nun in der Pflicht, sich entsprechend vorzubereiten, damit sie den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen fristgerecht garantieren können.

2. Alle anderen Bundesbehörden

Ein Jahr später, also ab dem 27. November 2019 werden alle anderen öffentlichen Auftraggeber des Bundes wie z.B. Arbeitsagenturen, Finanzämter, Krankenversicherungen, Polizei, Bundeswehr, Universitäten, Krankenhäuser und ähnliche Einrichtungen verpflichtet.

3. Lieferanten der öffentlichen Verwaltung

Unter Zugzwang stehen alle Lieferanten der öffentlichen Verwaltung, Dies betrifft nicht nur große Unternehmen, sondern auch Kleinbetriebe wie z.B. Bäcker, Reinigungsdienste, Caterings, Elektriker, Handwerker etc. Alle Zulieferbetriebe werden zukünftig verpflichtet, elektronische Rechnungen zu verschicken. Wer als Rechnungsversender die Anforderungen nicht erfüllt, kann künftig auch von öffentlichen Ausschreibungen ausgeschlossen werden.

"XRechnung wird zum Standardformat."

Was ist zu tun?

1. Bundesbehörden 

haben die Aufgabe, eine geeignete Infrastruktur zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen zu schaffen.

2. Unternehmen,

die an den öffentlichen Dienst liefern, müssen nach einer passenden Lösung suchen, die den elektronischen Rechnungsversand abwickelt.

Strategisch und zukunftsorientiert vorgehen

Bei der Umstellung auf E-Invoicing kommt es vor allem auf die Auswahl der technischen Komponenten inklusive firmeninterner Anpassungen an: vom elektronischen Rechnungseingang über den digitalen Bearbeitungsprozess bis hin zur revisionssicheren elektronischen Archivierung.

Hier ist es ratsam, sich einen erfahrenen Technologie- und Beratungspartner ins Boot zu holen. Denn spezialisierte Netzwerk-Provider sind immer auf dem neuesten Stand – sowohl technisch als auch rechtlich – und eröffnen Rechnungssendern und Rechnungsempfängern eine sichere, kostengünstige und anwenderfreundliche Alternative, um am elektronischen Rechnungsaustausch teilzunehmen – auch europaweit.

"Umstellung auf E-Rechnung ist notwendig!"

Warum E-Rechnung?

Die EU verfolgt das Ziel, die Kommunikation mit öffentlichen Stellen zu vereinfachen und zu beschleunigen. Indem Dokumente nicht mehr wie bisher manuell verarbeitet, sondern digital erfasst werden und automatisch in elektronische Arbeitsprozesse übergehen, sollen Abläufe künftig effizienter, transparenter und ressourcenschonender werden.

Im Rahmen des E-Governments steht vor allem die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung (engl. E-Invoicing, electronic invoicing) im Fokus. Der elektronische Rechnungsaustausch (= Versand und Empfang strukturierter Rechnungsdaten) ermöglicht eine unmittelbare, medienbruchfreie und reibungslose Weiterverarbeitung auf Empfängerseite – einschließlich hoher Einsparpotenziale und schlankerer Prozesse von der Bestellung bis zur Bezahlung. Das Gleiche gilt natürlich nicht nur für den öffentlichen Sektor, sondern auch für die Privatwirtschaft.

In anderen EU-Ländern wie Dänemark, Finnland, Italien, Österreich (E-RECHNUNG.GV.AT), Spanien und Schweden wurde bereits erfolgreich auf elektronischen Rechnungsaustausch umgestellt.

Herausforderungen & Chancen

Die Einführung einer neuen Informationstechnologie kann zu Beginn viele Hürden haben, angefangen bei der praktischen IT-Umsetzung über Prozessanpassungen bis hin zur Überzeugung von Führungsebene und Mitarbeitern. Mehr noch als Großkonzerne geraten die KMU unter Druck – aufgrund technischer Ängste und vergleichsweise knapper IT-Budgets. Die Wahl der richtigen Lösung ist hier von entscheidender Bedeutung. Die Umstellung auf E-Rechnung eröffnet gleichzeitig neue Möglichkeiten für Unternehmen.

Die elektronische Rechnungsabwicklung strafft Abläufe, spart Kosten und steigert die Liquidität. Sie verbessert Prozesstransparenz und Ökobilanz. Außerdem stärkt sie Firmenimage und Kundenbindung. So gewinnt jedes Unternehmen an Potenzial, um sich Marktchancen und Wettbewerbsvorteile zu sichern. Nicht umsonst ist die E-Rechnung europaweit auf dem Vormarsch.

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