Die elektronische Rechnung: Hintergründe und Anforderungen

Die digitale Agenda der Bundesregierung enthält eine Fülle von Maßnahmen, um die Digitalisierung der Wirtschaft voranzutreiben. Gefördert durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) ist es das Ziel der digitalen Agenda, u. a. die E-Rechnung in Deutschland weiter auszubauen.

E-Rechnungs-Gesetz: Stichtag 27.11.2018

Das E-Rechnungsgesetz tritt am 27. November 2018 zunächst für Bundesministerien und Verfassungsorgane in Kraft, für alle anderen öffentlichen Auftraggeber ein Jahr später.

Was heißt das konkret?

  • Die genannten Behörden müssen ab dem jeweiligen Stichtag Rechnungen in elektronischer Form akzeptieren. In welchem Datenformat das geschieht, wird derzeit noch geregelt.
  • Lieferanten könnten voraussichtlich ab dem 27.11.2018, Rechnungen in elektronischer Form an die Behörden stellen müssen. Wie diese Regelung aussehen wird wissen wir aber erst ab Veröffentlichung  der Rechtsverordnung zum E-Rechnungsgesetz.
  • Für Rechnungen an öffentliche Stellen wird es ein dediziertes Format geben.. Im Gespräch sind die XRechnung und das ZugFerD Format, die europäischen Standards entsprechen. Auch hier wird eine zeitnahe Entscheidung erwartet.

FAZIT: Unternehmen, die Geschäftsbeziehungen zu öffentlichen Auftraggebern führen, sollten sich schnellstmöglich mit dem Thema E-Invoicing auseinandersetzen. 

Für den elektronischen Dokumentenaustausch ist das Neopost e-Services-Portal die effizienteste und kostensparendste Art auf E-Invoicing umzusteigen. Und zwar langfristig. Egal welche Vorgaben aus der Rechtsverordnung hervorgehen werden, das Neopost-Portal wird diese erfüllen und Ihnen die Arbeit abnehmen rechtskonforme Systeme zu etablieren. 
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie beim Verband elektronische Rechnung e.V. (VeR), in dem Neopost seit Jahren Mitglied ist. So finden Sie dort aktuelle Beiträge zum Thema, Informationen zum Nutzen eines spezialisierten E-Invoicing Providers, der technische Differenzen zwischen Systemen und Formaten überbrücken kann sowie angrenzender Bereiche wie der GoBD.

Digitale Agenda

Die digitale Agenda der Bundesrepublik Deutschland fördert das Thema E-Rechnung vor dem Hintergrund der EU-Richtlinie in Deutschland. Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung  hat das „Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)“ gegründet und mit Unterstützung des BMWi das neue Rechnungsformat ZUGFeRD geschaffen.

Das ZUGFeRD-Format ist eines von zahlreichen E-Rechnungsformaten, die in Deutschland im Umlauf sind. 

Durch das neue E-Rechnungs-Gesetz soll für Deutschland das neue E-Rechnungsstandard XRechnung eingeführt werden. Das BMI und die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) sollen bereits im Vorfeld die Mach- und Umsetzbarkeit der gesetzlichen Vorgaben sowie des geplanten Standards XRechnung testen. Dies erfolgt durch eine vom VeR bereitgestellte Plattform, über die der Austausch elektronischer Rechnungen simuliert wird und an die eine Vielzahl von Subjekten aus Wirtschaft und Verwaltung angebunden werden können.

So sollen bereits im Vorfeld der Einführung die zu übermittelnden Inhalte und die zugrundeliegenden Formate auf ihre Praxistauglichkeit getestet werden. Die Berücksichtigung unterschiedlichster, am Geschäftsprozess beteiligter Akteure soll zudem die Akzeptanz für die Einführung des neuen E-Rechnungsstandards bei allen Anwendern aus Wirtschaft, Mittelstand und Verwaltung fördern.

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“

Um die Rechtssicherheit der E-Rechnungen für den Anwender zu gewährleisten wurden die GoBD als wichtiger Bestandteil beim elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen bzw. staatlichen Stellen eingeführt. Hier werden die maßgeblichen Anforderungen der Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buchführung vorgegeben.  Eine E-Rechnung ist in Deutschland gesetzeskonform in allen Belangen, wenn sie den GoBD entspricht.

Die GoBD stehen für zwingende Grundsätze** bei der elektronischen Rechnungsstellung:

  • Vollständigkeit: Geschäftsvorfälle sind vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen.
  • Richtigkeit: Belege müssen die Geschäftsvorfälle inhaltlich zutreffend abbilden.
  • Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen: Zeitnahe Belegsicherung/Sicherstellung der Unverlierbarkeit und Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle.
  • Ordnung: Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden.
  • Unveränderbarkeit: Die GoBD fordern, dass das eingesetzte Datenverarbeitungsverfahren so auszugestalten ist, dass alle Informationen, welche in den Verarbeitungsprozess Eingang gefunden haben, nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden dürfen.

Lesen Sie hier die 12 Regeln für den GoBD-konformen elektronischen Rechnungsaustausch!

Neopost e-Invoicing: E-Rechnungsversand in Deutschland und Europa

Der Verband elektronische Rechnung (VeR) hat gemeinsam mit Neopost ein informatives Video für den E-Rechnungsversand in Deutschland und Europa produziert:

** Quelle bitkom