Wichtige Begriffe zum elektronischen Dokumentenaustausch!

B2B

Steht für Business-to-Business (von Unternehmen zu Unternehmen) und bezeichnet den elektronischen Austausch von Dokumenten wie Rechnungen, Mahnungen etc. mit Geschäftskunden und Lieferanten

B2C

Steht für Business-to-Customer (vom Unternehmen zum Kunden) und bezeichnet den elektronischen Versand von Dokumenten wie Rechnungen, Mahnungen etc. an Privatkunden

B2G

Steht für Business-to-Government (vom Unternehmen zur Regierung) und bezeichnet den elektronischen Versand von Dokumenten wie Rechnungen, Mahnungen etc. an öffentliche Einrichtungen, der in vielen EU-Ländern und Drittstaaten schon Pflicht ist – unter Nutzung festgelegter strukturierter Datenformate

Data Capture/Capturing

Bezeichnet das maschinelle Erfassen von Daten unstrukturierter Dokumente (Papierrechnungen u. a.) zum Zweck der Digitalisierung und kann z. B. mittels OCR-Scanner erfolgen

Direct Billing

Siehe E-Billing

E-Billing

Steht für „Electronic Billing“ (elektronische Rechnungsstellung) und bezeichnet in erster Linie die B2C-Bereitstellung elektronischer Rechnungen: per E‑Mail oder in einem geschützten Internetbereich, z. B. mit Download-Möglichkeit

E-Government-Gesetz

Ist das deutsche „Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften“ mit dem Ziel, einerseits die elektronische Kommunikation mit öffentlichen Verwaltungsstellen zu erleichtern und andererseits Verwaltungsdienste elektronisch anzubieten

E-Invoicing

Steht für „Electronic Invoicing“ (elektronische Rechnungsstellung) und bezeichnet in erster Linie die B2B-Bereitstellung elektronischer Rechnungen: per E‑Mail oder in einem geschützten Internetbereich, z. B. mit Download-Möglichkeit

E-Rechnungs-Gesetz

Ist das deutsche „Gesetz zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen“, wonach öffentliche Stellen künftig E-Rechnungen annehmen und verarbeiten müssen: je nach Art der Behörde ab 11/2018 oder 11/2019

ebInterface

Steht für „electronic billing Interface“ (elektronische Rechnungsschnittstelle) und ist ein XML-basiertes elektronisches Standardformat aus Österreich, das seit Januar 2014 für Rechnungen an österreichische Bundesdienststellen vorgeschrieben ist (E-RECHNUNG.GV.AT) 

EBPP

Steht für „Electronic Bill Presentment and Payment“ (elektronische Rechnungsdarstellung und Zahlungsabwicklung) und bezeichnet die elektronische Bereitstellung von Rechnungen (per E‑Mail oder im Internet) mit der Möglichkeit, diese auf digitalem Weg zu bezahlen, z. B. per Kreditkarte, Online-Banking, PayPal etc.

EDI

Steht für „Electronic Data Interchange“ (elektronischer Datenaustausch) und bezeichnet ein internationales, branchenübergreifendes Verfahren zum medienbruchfreien digitalen B2B-Geschäftsdatentransfer vom Senders- zum Empfängersystem (S2S) – unter Nutzung strukturierter Standardformate wie EDIFACT

EDIFACT

Steht für „Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport” (elektronischer Datenaustausch für Verwaltung, Handel und Transport) und bietet – als einer von mehreren internationalen EDI-Standards – ein branchenübergreifendes Format für den elektronischen Datenaustausch im B2B-Geschäftsverkehr

EU-Standard

Bezeichnet ein EU-einheitliches strukturiertes Datenformat für E-Rechnungen, das zurzeit vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) erarbeitet wird und ab November 2018 von öffentlichen Auftraggebern aller Mitgliedstaaten akzeptiert werden muss (gemäß Richtlinie 2014/55/EU)

FeRD

Steht für „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ und ist ein Zusammenschluss deutscher Ministerien, Unternehmen sowie Verbände, die die E-Rechnung fördern wollen und dafür z. B. das ZUGFeRD-Format erarbeitet haben

GoBD

Steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, die Anforderungen an die IT-gestützte Buchführung und Archivierung steuerrelevanter Daten formulieren sowie an deren Bereitstellung für Außenprüfungen durch das Finanzamt

Hybridmail

Ist eine Kombination aus elektronischem und physischem Versand, bei der Unternehmen Dokumente wie Rechnungen elektronisch z. B. an einen Provider übermitteln, der sich um Briefproduktion und postalischen Versand kümmert (Briefpost-Outsourcing)

iDoc

Steht für „intermediate Document“ und ist ein zentrales SAP-Austauschformat (Import/Export-Format) für geschäftliche Transaktionsdaten: XML-basiert und strukturell angelehnt an EDI-Standards wie EDIFACT

Innerbetriebliches Kontrollverfahren

Wird vom Umsatzsteuergesetz und den GoBD gefordert und bezeichnet im Wesentlichen die Prüfung eingehender B2B-Rechnungen anhand eines verlässlichen Prüfpfads zwischen Rechnung und Leistung (z. B. Abgleich mit Auftrag, Bestellung oder Vertrag und ggf. auch mit dem Lieferschein)

Multichannel

Bezeichnet die Möglichkeit, Dokumente über verschiedene physische und digitale Kanäle zu versenden bzw. zu empfangen, so beispielsweise per Post, Fax, E-Mail und Webdownload oder auch S2S

OCR

Steht für „Optical Character Recognition“ (optische Zeichenerkennung) und ist ein technisches Verfahren zum maschinellen Auslesen nichtdigitaler Textdaten bzw. Dokumente, etwa per Scanner

Papier-Ersatz-Prozess (PEP)

Ist ein Verfahren, das papierbasierte Eingangsdokumente digitalisiert und deren klassischen Bearbeitungsprozess elektronisch abbildet: vom internen Weiterleiten bis zum Einbinden in Prüf- und Freigabeverfahren einschließlich lückenloser Dokumentation (Bearbeiter, Vermerke, Zeitstempel etc.)

PDF

Steht für „Portable Document Format“ (portables Dokumentenformat) und ist ein plattformunabhängiges Dateiformat, das elektronische Dokumente originalgetreu abbildet: so, wie sie im Erstellungsprogramm aussehen

PDF/A

Ist eine PDF-Unterkategorie und bezeichnet ein ISO-normiertes Format zur Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente, das in mehreren Spezifikationen vorliegt: PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3

Portalnetzwerk

Ist ein webbasiertes Kommunikationsnetzwerk, das seinen Mitgliedern Anwendungen, Dienste und Funktionen rund um den elektronischen Daten- und Dokumentenaustausch bietet

Provider

Ist ein Internetdienstanbieter, der eine webbasierte Plattform für den elektronischen Daten- und Dokumentenaustausch bereitstellt, beispielsweise ein Portalnetzwerk

Roaming

Steht im Englischen für „Herumwandern“ und bezeichnet die Möglichkeit, als Mitglied eines Portalnetzwerks Daten und Dokumente mit Mitgliedern anderer Netzwerke weltweit auszutauschen

S2S

Steht für System-to-System (von System zu System) und bezeichnet den medienbruchfreien digitalen B2B-Datenaustausch zwischen Sender- und Empfängersystem, der sich z. B. durch Systemintegration des genutzten Portalnetzwerks möglich wird

TRAFFIQX

Ist das führende B2B-Netzwerk für den digitalen Dokumentenaustausch und ein Verbund namhafter Provider wie Bundesdruckerei, DATEV, Neopost und viele mehr

VeR

Steht für „Verband elektronische Rechnung“ und ist ein Zusammenschluss deutscher Unternehmen, die insbesondere den B2B-Austausch elektronischer Rechnungen vorantreiben wollen und sich für dessen Akzeptanz, Sicherheit und Qualität engagieren

Verfahrensdokumentation

Ist für Unternehmen verpflichtend, die Rechnungen elektronisch austauschen oder Papierrechnungen digitalisieren, und muss die Umsetzung der diesbezüglichen GoBD-Vorschriften nachvollziehbar darlegen

Virtueller Druckertreiber

Ist ein Softwaremodul, das Daten bzw. Dokumente an einen digitalen Drucker weiterleitet, der sie als Datei ausgibt und diese zum Speichern und Weiterverarbeiten an ein Zielsystem übermitteln kann

XML

Steht für „Extensible Markup Language“ (erweiterbare Auszeichnungssprache) und bezeichnet ein flexibles Textformat zum Darstellen und Austauschen hierarchisch strukturierter Daten

XRechnung

Ist ein strukturiertes Datenformat für elektronische B2G-Rechnungen an deutsche Behörden, das gerade entwickelt wird – im Einklang mit dem künftigen EU-Standard

ZUGFeRD

Steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und ist ein PDF/XML-basiertes deutsches Einheitsformat für den elektronischen Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern