„Wir sind bereit für die elektronische Rechnung“

„Wir sind bereit für die elektronische Rechnung“

01/11/2017

München, Stuttgart, Hamburg, Wien, Frankfurt, Leverkusen – an sechs Orte mit attraktiven Stätten der Automobilindustrie und der Fußballwelt lud Neopost zwischen April und November 2016 ein, um Wissen über „E-Rechnung & Co.“ bei einem Business-Brunch zu vermitteln und Wege in die Digitalisierung aufzuzeigen.

Wie ist es um die digitale Transformation der schriftlichen Kommunikation bestellt? „Im privaten Bereich geht es zügig voran – man denke nur an eine Gruppe von Menschen, die an einer Bushaltestelle wartet: Alle schauen auf ihr Smartphone“, beobachtet Michael Hemschik, der bei Neopost für den Vertrieb in Süddeutschland zuständig ist. „Unternehmen hinken da gewaltig hinterher.“ Es fehle der positive Innovationstreiber: „Immer ist es zuerst der gemeinsame Feind, der die Digitalisierung vorantreibt, wie Zalando oder Amazon, und anschließend wirkt die gemeinsame Not aufgrund der sinkenden Margen.“ 
Das ist der Grund, aus dem Neopost den „Business-Brunch“ ausgerichtet hat. Diese Informationsveranstaltung mit geringem Marketinganteil fand an sechs Orten statt und bot viel Wissen zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen, insbesondere der Transaktionspost – und dabei wiederum mit dem Schwerpunkt auf dem elektronischen Rechnungsaustausch. Das Programm variierte von Ort zu Ort und wurde stets mit den Bedürfnissen der Teilnehmer abgeglichen.

Es hatten Gast-Experten das Wort – beispielsweise die Steuerberater Stefan Groß und Philipp Mattheis aus der renommierten Kanzlei Peters, Schönberger & Partner oder Yuri Buholzer von der Datev –, die ihr Know-how mit den Anwesenden teilten, ebenso Spezialisten aus dem Haus des Gastgebers. Dabei kamen die GoBD zur Sprache, die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, und was diese für die IT-gestützte Rechnungsabwicklung bedeuten.
Gerade kleine Unternehmen bleiben weiterhin dem Papier treu, das sie stempeln, beschriften und abheften können. Für sie wurden Ansätze geschaffen (und dem Plenum vorgestellt), mit denen Belege direkt an den Steuerberater übertragen werden können und der schwerfällige Pendelordner überflüssig wird. Nicht nur theoretische Ansätze, sondern vor allem konkrete Erfahrungen von Unternehmen, die jüngst in die Digitalisierung eingestiegen sind, wurden vorgestellt. Diese können sich nicht nur über schlankere Prozesse und niedrigere (Porto-)Kosten freuen, sondern auch darüber, dass sie ihren Lieferanten mitteilen können: „Wir sind jetzt bereit für Ihre
elektronische Rechnung.“ 

EIN PORTAL FÜR ALLE KANÄLE
Mit dem „e-Service-Portal“ stellte Neopost die Möglichkeiten vor, Kunden jeder Größe und Branche bei den digitalen Korrespondenzprozessen zu unterstützen und dabei zuallererst die Einstiegshürden auszuräumen. „Wir wollen Ihnen zeigen, wie Sie auf den fahrenden Zug aufsteigen“, kündigte Oliver Rauschil, Neopost Vertriebsleiter Österreich, an und führte im Praxisteil der Veranstaltung live am Bildschirm vor, wie einfach die Bedienung des Portals funktioniert. Dabei stehen alle Versandkanäle offen, ob es sich um Druck und postalischen Versand über die Datev, um hybriden Versand oder um den elektronischen Versand von PDFs als EMail-Anhang beziehungsweise im Idealfall um strukturierte Daten ohne Medienbruch handelt. 
Jedes x-beliebige Format kann verarbeitet werden. Der Gastgeber hat für den Multichannel-Versand eine Art Flatrate entwickelt: „vier Kanäle, ein Vertrag“ mit Kosten, die sich nach dem Volumen richten. Die Ausgangslösung rechne sich schnell, die Implementierung soll nicht mehr als fünf Wochen dauern. Auch Eingangsdokumente können über das Portal eingespeist werden und in demselben elektronischen Archiv zugänglich sein.
Die Veranstaltungen stießen allesamt auf große Resonanz und der Informationsgehalt auf Zufriedenheit bei den Teilnehmern. „Das ist ein guter Einstieg in die Digitalisierung von Dokumentenprozessen“, resümierte eine Teilnehmerin, „denn ich kann Schritt für Schritt vorgehen. Aber der erste Schritt muss jetzt getan werden.“
Es gibt eben einen großen Nachholbedarf in Deutschland, wenn man bedenkt, dass beispielsweise in Skandinavien mehr als doppelt so viele Rechnungen elektronisch verschickt werden wie in Deutschland oder dass in Österreich Lieferanten des Bundes schon längst keine Papierrechnungen mehr ausstellen dürfen. Die Vorteile sind bestechend. In einem durchgängigen Purchase-to-Pay-Prozess kommt gar kein Papier mehr vor und deshalb herrscht jederzeit volle Transparenz. Um den eigenen Beitrag zum Umstieg in die Digitalisierung aufzuzeigen, hat Neopost mit dem Business-Brunch ein überzeugendes Format gewählt.

Die Fortsetzung soll 2017 folgen; Interessierte können sich schon heute vormerken lassen unter www.neopost.de/wir-sagen-danke.

 

Quelle: FACTS 01/2017

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