Schlanke, effiziente Postausgangsprozesse

Schlanke, effiziente Postausgangsprozesse

03/09/2017

Um Kundenwünschen zu entsprechen, nutzen viele Unternehmen für ihre Ausgangsdokumente heute mehrere Versandarten parallel: so etwa den Postversand, den E Mail-Versand und den elektronischen Datenaustausch (EDI). Je nach Umsetzung erhöht dies den Bearbeitungsaufwand und folglich die Prozesskosten. Das bekam auch die Mona Naturprodukte GmbH zu spüren. Deshalb etablierte das Unternehmen kurzerhand eine flexible All-in-one-Lösung, die für schlanke, effziente Prozesse sorgt – über alle Versandarten hinweg.


Schlanke, effiziente Postausgangsprozesse - Die Mona Naturprodukte GmbH macht’s vor

Die Mona-Gruppe, ein Teil der US-börsennotierten Hain Celestial Inc., ist spezialisiert auf die Herstellung pflanzlicher und veganer Milchalternativen. Die Mona-Gruppe umfasst mehrere Produktionsfirmen und eine Vertriebsgesellschaft: die Mona Naturprodukte GmbH mit Verwaltungszentrale im burgenländischen Oberwart. Dort erfolgt die Postausgangsbearbeitung für Transaktionsdokumente und anderes mehr. Rechnungen, Mahnungen usw. werden wöchentlich verschickt, Bestellungen und Lieferavis täglich. Hinzu kommt etwa viermal jährlich eine Massenaussendung von etwa 800 Infoschreiben.

Aufwändige Vielfalt
2016 belief sich das monatliche Postausgangsvolumen bei Mona auf 6.500 Dokumente einschließlich 2.000 Rechnungen: mit durchschnittlich zwei bis vier Seiten, teilweise aber auch mehr als 100 Seiten. 52 % aller Dokumente gingen als klassischer Postbrief raus, 29% als Strukturdatensatz per EDI und 19% als PDF-Datei per E-Mail. Je nach Typ wurden Dokumente auf unterschiedliche Art verschickt:

  • Rechnungen, Mahnungen usw. - per Post, EDI oder E-Mail
  • Bestellungen und Lieferavis - vorwiegend per E-Mail
  • Massenaussendungen - per Post oder E-Mail

Dokumente für den Postversand wurden intern gedruckt, kuvertiert und frankiert. Der E-Mail-Versand erfolgte über ein ERP-Zusatzmodul, der elektronische Datenaustausch direkt aus dem ERP-System – über Kommunikationsverbindungen eines EDI-Providers. Die damit verbundenen personellen Aufwände erstreckten sich von der Finanzbuchhaltung über das Office-Management bis zur IT-Abteilung. Entsprechend hoch waren die Bearbeitungskosten. Hinzu kamen monatliche Portokosten von etwa 1.200 Euro sowie EDI-Transaktionskosten von circa 450 bis 480 Euro.

Klare Effizienzziele
Primär strebte Mona an, die Mitarbeiter zu entlasten, um ihnen mehr Zeit für andere Aufgaben zu verschaffen. Dies auch mit Blick auf das mittelfristig geplante Umsatzwachstum, das die Menge an Ausgangsdokumenten stark ansteigen lassen würde. Hinzu kam, dass schon die Posteingangsbearbeitung extrem aufwändig war. Mona hat etwa 4.400 Lieferanten und erhält pro Tag circa 150 Rechnungen, die regelmäßig an die 70 Positionen umfassen. Diese müssen ins ERP-System übertragen werden, was für die Mitarbeiter einen enormen manuellen Erfassungsaufwand bedeutet.  

Um die angestrebte Entlastung im Postausgang zu erreichen, war eine ganzheitliche und zukunftsorientierte Lösung zur Prozessoptimierung gewünscht – über alle Ausgangskanäle und Versandformate hinweg. Sie sollte Abläufe verschlanken und Kosteneinsparungen bringen. Zudem wollte Mona mittelfristig alle Dokumente entweder digital zustellen oder deren Bearbeitung, also Briefproduktion und Versand, an einen externen Dienstleister outsourcen.

Schlanke Lösung
Einen lohnenden Umsetzungsweg präsentierte Neopost. Im Namen eines Mona-Großkunden, zu dem schon eine EDI-Verbindung bestand, wurde Mona von Neopost kontaktiert und zunächst über Neopost e-Invoicing informiert, dann über mail4business. Das ist eine modulare All-in-one-Lösung, die man sich individuell zusammenstellen kann: unter anderem mit Hard- und Software nach Wahl für die hausinterne Postbearbeitung. Stets automatisch mit dabei ist der Zugang zu den webbasierten Neopost e-Services für das Briefpost-Outsourcing (Neopost Hybridmail) und den digitalen Dokumentenversand (Neopost e-Invoicing): für verschiedene Versandwege wie E-Mail oder EDI und für alle heute wie morgen gängigen Formate, von PDF-Datei bis Strukturdatensatz (ebInterface, Edifact, XML, ZUGFeRD etc.). Und das alles zum volumenabhängigen monatlichen Fixpreis inklusive Full Service. Nur für Briefsendungen kommt noch Porto hinzu. Damit erfüllt mail4business sämtliche Anforderungen an eine ganzheitliche, zukunftsorientierte Lösung. Eine Lösung, die nicht nur alle Versandarten abdeckt, sondern auch einzigartige Flexibilität bietet. Denn der Kunde kann abhängig vom jeweils aktuellen Bedarf selbst entscheiden, wann und in welchem Umfang er welche Versandart nutzt.

Was Mona zudem überzeugte, waren die vielen Möglichkeiten zur Prozessoptimierung und die kaufmännische Bewertung. fiel die Entscheidung auf mail4business. Genutzt werden sollte die Lösung vor allem, um das Briefpost-Outsourcing und den Digitalversand übers Neopost e-Services-Portal abzuwickeln. Ergänzend wählte Mona die Output-Management-Software OMS-500, um Dokumente für das Briefpost-Outsourcing vorab noch wunschgemäß aufzubereiten. Was außerdem mit der neuen Lösung möglich ist: Dokumente schon digital pro Empfänger bündeln und mit Steuerzeichen (OMR-Codes) versehen, die später aufgedruckt werden – für portooptimiertes Kuvertieren. Anhand dieser erkennt nämlich das Kuvertiersystem des Outsourcing-Partners, welche Dokumente bzw. Druckseiten in denselben Umschlag gehören. Das verhindert nicht nur Fehlkuvertierungen, sondern auch portozehrende taggleiche Mehrfachsendungen an denselben Empfänger.

Systematische Umsetzung
Neopost hat bei Mona neben OMS-500 auch einen virtuellen Druckertreiber installiert und konfiguriert. Damit lassen sich die Ausgangsdokumente künftig per Knopfdruck direkt aus dem ERP-System ans Neopost-Portal übermitteln, das die ganze weitere Bearbeitung übernimmt. Dazu hat Neopost für Mona den Portalzugang freigeschaltet und im Portal alle benötigten Dokumenttypen kundenspezifisch eingerichtet: Rechnungen, Mahnungen usw. Als nächste Schritte sind geplant:

  • Zeitnahe Nutzung des Briefpost-Outsourcings für Rechnungen und Mahnungen, die postalisch zugestellt werden.
  • Sukzessive Umstellung des Briefversands auf Digitalversand. Aufschaltungen auf bestehende Neopost-Datenschnittstellen zu Metro, REWE, Markant und Dennree.
  • Schrittweise Ablösung der alten EDI-Schnittstellen durch die bestehenden EDI-Anbindungen im Neopost-Netzwerk zu Spar, Lidl, MPREIS, Netto und Edeka.

Das Onboarding-Team von Neopost wird Mona dabei unterstützen, die betreffenden Kunden für den digitalen Dokumentenempfang bzw. die portalbasierte EDI-Kommunikation zu gewinnen. Konkret heißt das: Im Rahmen eines Rollouts werden sie zur Anbindung ans Portal eingeladen. Dann können sie nicht nur Dokumente von Mona empfangen, sondern auch Dokumente mit anderen Lieferanten sowie ihren eigenen Kunden austauschen.

Nachhaltiger Nutzen
Dank mail4business profitiert Mona hausintern von einem einheitlichen, schlanken und nahezu papierlosen Postausgangsprozess über alle Versandwege und -formate hinweg. 

Weitere Vorteile:

  • Wegfall manueller Dokumentenbearbeitung und damit verbundener Fehlerquellen
  • Reduktion der Prozesskosten durch weniger Aufwände sowie Post- und Botengänge
  • Entlastung der Mitarbeiter und enormer Zeitgewinn für anderweitige Tätigkeiten
  • Schonung der natürlichen Ressourcen durch Reduzierung des Papierverbrauchs
  • Senkung der Briefkosten durch Outsourcing, Portorabatte und Portooptimierung
  • Einsparung der kompletten Material- und Portokosten bei volldigitalem Versand
  • Erhöhung der Kundenzufriedenheit durch Erfüllung individueller Versandwünsche
     

Beste Perspektiven
Ab 2018 sollen neben Rechnungen und Mahnungen auch Gutschriften und Transportaufträge portalbasiert abgewickelt werden, wodurch das digitale Dokumentenvolumen verdoppelt wird. Nach und nach werden weitere Dokumente hinzukommen wie etwa die Massenaussendungen. Und schon jetzt laufen Überlegungen, auch den Posteingang übers Neopost-Portal abzuwickeln. Dann müssten die vielen, teils sehr langen Eingangsrechnungen mit ihren zig Positionen nicht mehr manuell ins ERP-System übertragen werden. Denn für Rechnungen, die per Post oder E-Mail eingehen, bietet das Neopost-Portal clevere Datenerfassungsfunktionen, die den manuellen Aufwand auf ein Minimum reduzieren. Also können sich auch die Mitarbeiter im Posteingang auf schlanke, effziente Prozesse freuen. 

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