Eisen-Fischen Anwenderbericht

Eisen-Fischer GmbH: Postausgang unter Dach und Fach

01/30/2017

Effizienter und flexibler unterwegs mit einer innovativen Komplettlösung

Die Eisen-Fischer GmbH ist ein Komplettanbieter rund um Stahl, Baubiegerei, Haus- und Gartenbau sowie Innenausbau. Das mittelständische Großhandelsunternehmen hat Standorte in Nördlingen (Zentrale), Crailsheim, Heidenheim und Bad Mergentheim. Pro Monat verschickt die Zentrale Tausende Rechnungen, teils per Post, teils elektronisch. Das war früher mit sehr hohem Aufwand verbunden. Seit August 2016 arbeitet das Unternehmen mit der modularen Lösung mail4business. Wie es dazu kam und was es gebracht hat, erzählt Wolfgang Weichenmeier, Marketingleiter bei Eisen-Fischer:

Wir verschicken mehr als 500 Rechnungen pro Tag. Anfangs wurden diese in der zentralen Buchhaltung übers SAP-System fakturiert und auf standort-spezifische Briefbögen gedruckt. Eine Mitarbeiterin war täglich etwa zwei bis drei Stunden damit beschäftigt, den Druckstapel manuell vorzusortieren – fürs Kuvertieren und Frankieren, wofür wir seit jeher Neopost-Maschinen nutzten. Im Kuvertierlauf legten wir den Rechnungen übrigens hin und wieder Marketinginformationen bei. Schon vor einiger Zeit hatten wir eine Output-Management-Software von Neopost eingeführt, um Dokumente digital aufzubereiten: z.B. für eine optimierte Druckausgabe sowie ein sicheres, portooptimiertes Kuvertieren. Auch konnten wir damit digitale Briefbögen einrichten und automatisch mit Rechnungsdaten befüllen. So ließ sich dem zunehmenden Kundenwunsch nach elektronischen Rechnungen leichter nachkommen, die wir als PDF-Datei per E-Mail verschickten.

Vielschichtige Anforderungen
Alles in allem hatten wir für unseren Rechnungsausgang einen funktionierenden Prozess, in den mehrere Abteilungen involviert waren – wie die Buchhaltung, die die Rechnungen im SAP-System fakturiert, das Marketing, das Rechnungsbeilagen zuliefert, und die IT, die das Output-Management-System betreut. Dadurch war der Rechnungsausgang mit großem personellem Aufwand verbunden. Hinzu kam umfangreicher Abstimmungsbedarf, der viele interne Besprechungen nötig machte. Außerdem gestaltet sich der Rechnungsausgang bei uns relativ komplex. Denn unsere Kunden erhalten Rechnungen nicht nur in diversen Wunschformaten, sondern oft auch parallel (Original und Kopie) über mehrere Zustellkanäle: so etwa gleichzeitig per Post und per E-Mail. Und seit einiger Zeit verlangen immer mehr Kunden nicht einfach nur nach elektronischen Rechnungen, sondern insbesondere auch nach strukturierten Datensätzen – um diese automatisiert weiterverarbeiten zu können. Klar war also, dass Zahl und Vielfalt der E-Rechnungen bei uns weiter zunehmen würden. 

Angesichts dieser Situation wünschten wir uns eine Lösung, die Folgendes ermöglicht:

  • Versandwünsche kundenindividuell erfüllen
  • Personal-, Zeit- und Kostenaufwand einsparen
  • Abläufe beschleunigen und effzienter gestalten
  • Medienbrüche in der Postbearbeitung beseitigen
  • Prozesstransparenz und Reporting optimieren
     

Zudem suchten wir einen Lösungsanbieter, der uns auch dabei unterstützt, unsere Kunden in puncto E-Rechnung anzubinden (Onboarding-Service). Denn langfristig wollten wir ganz weg vom Papier und komplett auf digitalen Versand umstellen, unter anderem um Porto zu sparen und die Umwelt zu schonen.

Flexible Komplettlösung
Zunächst hatten wir erwogen, den ganzen Rechnungsausgang auszulagern. Mit mail4business bot uns Neopost jedoch eine interessante Alternative: eine modulare All-in-one-Lösung mit Hard- und Software nach Wahl sowie Zugang zum webbasierten Neopost e-Services-Portal. Dieses unterstützt neben Briefpost-Outsourcing (Hybridmail) auch den Digitalversand von Rechnungen (Neopost e-Invoicing) für verschiedenste Zustellkanäle und Formate – ob bildhaft (z. B. PDF) oder strukturiert (Edifact, XML, ZUGFeRD etc.). Und das alles zum volumenabhängigen monatlichen Fixpreis inklusive Full Service, zzgl. Porto für Briefe. Kurzum: eine vielseitige, aber den – noch schlanke und wirtschaftliche Lösung, die auch im Marktvergleich überzeugte. Was uns zudem wichtig war: Wir würden nur einen festen Ansprechpartner haben. Obendrein denselben wie bisher, und zwar für den ganzen Postausgangsprozess – von Briefproduktion bis Versand und ganz gleich, ob papierbasiert oder digital. Also entschieden wir uns für Neopost und die Lösung mail4business. Im Rahmen der Prozessoptimierung ersetzten wir unsere bisherige Output-Management-Lösung durch die Output-Management-Software OMS-500, die Zukunftssicherheit bietet: dank modernster Technik und bedarfsgerechter Skalierbarkeit. Den Großteil der Papierrechnungen wollten wir über Hybridmail abwickeln, um das interne Briefpostvolumen zu minimieren. Das erlaubte uns, die Kuvertier- und Frankiermaschine durch kleinere neue Geräte auszutauschen. Gleichzeitig hatten wir alle Möglichkeiten des elektronischen Rechnungsversands zur Verfügung. 

Erste Erfolgsbilanz
Seit August 2016 nutzen wir mail4business und sind damit rundum flexibel. Nicht nur, weil wir unseren Kunden bei Rechnungen nahezu jeden Versandwunsch in kürzester Zeit erfüllen können. Es lässt sich auch wählen, welche Ausgangdokumente wir intern bearbeiten wollen und welche übers Neopost-Portal – um Kunden die Rechnungsdaten bedarfsgerecht zu liefern. Die Rechnungen werden zentral in der Buchhaltung fakturiert und fließen dann automatisch ins neue Output-Management-System. Dort werden sie aufbereitet und verteilt:  

  • an den Drucker – zur hauseigenen Produktion papierbasierter Sendungen
  • an den Mail-Server – zum E-Mail-Versand von Rechnungen als PDF-Datei
  • ans Neopost e-Services-Portal – für den externen Briefdruck/-versand


Unsere IT-Abteilung hat alles entsprechend eingerichtet. Und dank der tatkräftigen Neopost-Unterstützung ließen sich auch die besonderen Herausforderungen unseres Rechnungsausgangs meistern. Schlussendlich konnten wir unseren vertrauten Prozess beibehalten und intern nahezu medienbruchfrei gestalten. Zugleich wurden wichtige Weichen gestellt, um den Zeit- und Personalaufwand und somit die Ausgangskosten dauerhaft zu senken. Unter anderem, weil die meisten Rechnungen, mehr als 12.000 pro Monat, schon übers Neopost e-Services-Portal laufen – vorerst noch mit postalischer Zustellung. Je mehr Rechnungen wir künftig elektronisch versenden, desto stärker werden die Effzienzvorteile zum Tragen kommen.

Die Kollegen in der Buchhaltung sind jedenfalls schon heute sichtlich entlastet. Nicht zuletzt, weil sie von transparenteren Prozessen profitieren, die unter anderem den softwareseitigen Postausgangslisten und Filterfunktionen geschuldet sind. Mit mail4business haben wir außerdem beste Voraussetzungen geschaf- fen, um möglichst viele unserer Kunden – und später auch unsere Lieferanten – für die E-Rechnung zu gewinnen und technisch entsprechend anzubinden. Das wird der nächste Schritt sein, bei dem uns Neopost unterstützt: mit seinem Onboarding-Team und einem strukturierten Rollout. Des Weiteren planen wir gerade mit Neopost eine digitale Archivierung, die pünktlich zum Rollout-Start bereitstehen soll – für die vorschriftsgemäße Aufbewahrung aller ausgehenden und eingehenden elektronischen Rechnungen. In Verbindung mit mail4business sind wir dann für den digitalen Dokumentenaustausch optimal vorbereitet. Bleibt nur noch, unseren neuen Rechnungsservice bekannt zu machen, damit alle Geschäftspartner informiert sind. Unsere Kunden haben künftig freie Wahl, auf welchem Weg und in welchem Format sie ihre Rechnungen erhalten wollen. Unsere Lieferanten können uns ihre Rechnungen elektronisch schicken, wie auch immer sie mögen. Und alle Seiten profitieren von einer rundum effizienten Lösung, die sich jedem Bedarf flexibel anpasst, ganz gleich, was die Zukunft bringt.

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