Papierloses Büro: Ist dies für KMU realisierbar?

Papierloses Büro: Ist dies für KMU realisierbar?

12/10/2015

Die Unternehmenskommunikation hat sich in den letzten drei Jahrzehnten massiv verändert. Während Dokumente wie Rechnungen, Kontoauszüge und Verträge früher nur per Post versendet und empfangen wurden, hat die Einführung von Faxgeräten und danach PCs, E-Mail-Programmen und Mobilgeräten dazu geführt, dass Unternehmen zunehmend zu digitalen Alternativen wechseln. Während kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) zwar wissen, dass sie Papierprozesse abschaffen müssen, um Kosten zu senken, Geschäftsabläufe zu beschleunigen und ihre Ökobilanz zu verbessern, wird dieser Schritt oft als komplex und anspruchsvoll betrachtet. Eine Kommunikation über mehrere Kanäle, die eine Kombination aus traditionellen und modernen Lösungen umfasst, ist für KMU deutlich realistischer.

Im Gegensatz zum traditionellen Büro mit Aktenschränken, Regalen und Dokumentordnern, für das viel Platz, Verwaltung und Ressourcen erforderlich ist, besteht ein papierloses Büro aus einem Computer, auf dem alle Geschäftsdokumente in einem digitalen Format gespeichert sind. Während die Kommunikation per Post weiterhin ein effizientes Mittel darstellt, besteht kein Zweifel, dass die digitale Kommunikation Einsparungen bei Papier, Tinte und Porto sowie Mitarbeiter- und Bürokosten bietet – Geld, das kleinere Unternehmen anderweitig nutzen können. Die Nutzung traditioneller und moderner Kommunikation verbessert zudem die Unternehmensreaktion, da der Inhalt ein- und ausgehender Nachrichten vollständig in interne Prozesse integriert werden kann.

Der Einsatz digitaler Kommunikation durch KMU wird auch durch den Kunden gesteuert. In vielen Fällen bevorzugen Kunden weiterhin Rechnungen und Kontoauszüge auf Papier, wobei eine zunehmende Anzahl von ihnen die Unmittelbarkeit und Interaktivität der elektronischen Kommunikation bevorzugt. Dies ermutigt zukunftsorientierte KMU, die Art und Weise der Kommunikation zu ändern.

Die zunehmende digitale Kommunikation hat das Interesse am papierlosen Büro endgültig wiederbelebt. Ein komplett papierloses Büro ist wahrscheinlich nicht realisierbar. 2013 meldete die International Data Corporation jedoch, dass die Anzahl an weltweit gedruckten A4-Seiten jedes Jahr weiter sinkt. KMU können erhebliche Vorteile erzielen, indem sie Lösungen implementieren, die die Papiermenge reduzieren. Beispielsweise durch eine automatisierte Lösung, die die Vorbereitung, Bereitstellung und Archivierung wichtiger Geschäftskommunikation vereinfacht. Durch die intelligente Verwendung von Technologie nehmen Papierlösungen weiterhin ab. Dadurch sparen KMU letzten Endes Zeit und Geld, während sie gleichzeitig die Produktivität im Büro maximieren.

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