Digitalisierung: Es ist Zeit zu handeln

Digitalisierung: Es ist Zeit zu handeln

05/23/2016

Schon seit Jahrzehnten gibt es die Basiswerkzeuge der Digitalisierung: Scanner, Computernetzwerke, Content-Management-Systeme und optische Zeichenerkennung (OCR) – und zwar ohne dass sie das Papier verdrängt hätten. In der Vergangenheit haben Digitalisierungsstrategien nur langsam Fuß gefasst.

Der Grund ist eine Reihe von Faktoren, unter anderem die vermeintliche Komplexität der Digitalisierung und speziell die Schwierigkeit, digitale und gedruckte Kommunikation parallel zu verwalten und zu synchronisieren. Hinzu kommen die Führungsschwäche leitender Manager, Bedenken wegen der Kosten und Angst vor Veränderung. Heute erkennen selbst KMUs, dass es keine Ausrede mehr dafür gibt, die Digitalisierung aufzuschieben. Immerhin bejahten 55 % der von Neopost für seine CVA Analysis Across Transactional & Marketing Communications befragten KMUs folgende Aussage zu: „Digitalisierung ist genau das, was wir tun müssen“. 20 % verneinten dies. Aus vielerlei Gründen steht die Digitalisierung auf der Unternehmensagenda im privaten und öffentlichen Sektor ganz oben.

Zu den Schlüsselfaktoren zählen folgende:

Produktivität. Seit Jahrzehnten verharrt die Produktivität in Großbritannien auf niedrigem Level. Sie liegt noch immer unter dem Stand von 2008, und Großbritannien fällt hinter Wettbewerber wie Deutschland zurück. Indem Digitalisierung Prozesse beschleunigt, bringt sie klare Produktivitätsvorteile

Kostenersparnis. Der Crash von 2008/9 und seine Auswirkungen haben Unternehmen und öffentliche Stellen zum Sparen gezwungen. Als Druck-, Versand- und Archivierungskosten in den Blick rückten, haben Organisationen jeder Größe Schritte eingeleitet, um Verschwendung und unnötigen Aufwand zu vermeiden. Der E-Ersatz von Papierbriefen durch E-Mails, Weblinks und Mobilfunknachrichten ist ein Weg, um Geld zu sparen. Ein anderer ist das Scannen von Archiven, um den Platzbedarf für interne bzw. externe Aktenaufbewahrung zu senken. Zudem ermöglicht die Digitalisierung, Prozesse wie Rechnungs- und Postbearbeitung an einem Ort zu zentralisieren. Das macht es überflüssig, gleiche Funktionen in Filialen vorzuhalten, und bietet die Chance, von niedrigeren Lohnkosten im Ausland zu profitieren.

E-Government. Ein wesentlicher Impuls für die Digitalisierung kommt von staatlicher Seite – als Ansporn für den öffentlichen Sektor, Papier zu reduzieren und digitale Workflows einzuführen. Die Digitalisierung verändert die Prozesse im öffentlichen Sektor: von papierlosen Kfz-Zulassungen und Führerscheinen bis zum Scannen von Patienten- und Gerichtsakten.

Arbeitsweisen. Veränderte Arbeitsweisen haben die Rolle der Digitalisierung gestärkt. Für ein erfolgreiches Arbeiten von unterwegs oder remote brauchen Mitarbeiter Zugang zu den Bürodaten – unvereinbar mit papierbasierten Workflows und Dateisystemen.

Technische Innovationen. Die Zunahme von Smartphones und Cloud-Computing hat das mobile Arbeiten vereinfacht und die Produktivität mobiler Beschäftigter deutlich gesteigert. Heute können sie Informationen unterwegs mit einem mobilen Scanner oder einer Smartphone-/Tablet-Kamera erfassen und ans Bürosystem übermitteln – als Teil eines papierlosen Workflows. Mobile Geräte sind auch nutzbar, um Informationen in Bürosystemen oder der Cloud abzurufen. 

Kundenentscheidung. Angesichts erhöhten Wettbewerbs und leichteren Anbieterwechsels können sich Unternehmen ihrer Kunden nicht mehr sicher sein. Bei einer von Vision Critical für den Kundenservicespezialisten Kana durchgeführten Umfrage in Großbritannien erklärte knapp ein Drittel (30 %) der Verbraucher, ihre Treue gegenüber Handelsmarken habe in den letzten fünf Jahren nachgelassen, wobei 25 % schlechten Kundenservice als Hauptgrund nannten. Kundenerwartungen zu erfüllen ist für Kundenbindung und Kundentreue unerlässlich. Das umfasst auch, Anfragen schnell zu beantworten, Angebote zu personalisieren und über kundenseitig bevorzugte Kanäle zu kommunizieren.

CO2-Reduktion. Unternehmen stehen unter dem Druck, CO2-Emissionen zu verringern. Papier zu reduzieren ist ein schneller und relativ einfacher Weg, um die eigene CO2-Bilanz zu optimieren. Digitalisierung erleichtert auch die Fernarbeit, was sich auf verkehrsbedingte Emissionen auswirkt und Unternehmen ermöglicht, Büroraum zu sparen, was zu weiteren CO2-Einpsarungen führt.

Compliance. Digitalisierung bringt mehr Überblick, Genauigkeit und Transparenz in die Geschäftsabläufe und macht es leichter, Compliance zu erzielen und nachzuweisen. 

Wettbewerbsdruck. Ihre Wettbewerber digitalisieren ihre Prozesse bereits und freuen sich im Ergebnis über größere Effzienz sowie weniger Kosten – was ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschafft.

Quelle: Neopost Whitepaper - "Geschäftsprozesse bei gedruckter und elektronischer Kommunikation transformieren und verknüpfen"

 

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