Versandwege

Die Vielfalt der Versandwege von B2B-Dokumenten

11/02/2015

Am Dienstag, den 27.10.2015 lud Neopost zum Webinar: „EDI, ZUGFeRD, PDF, Hybridmail? Oder doch der klassische Brief? Hat Ihr Unternehmen den richtigen Versandweg schon gefunden?“. Die Resonanz auf die Einladung im Vorfeld war sehr groß und letztendlich konnten wir eine hohe zweistellige Teilnehmerzahl zu unserem Webinar begrüßen.

Das Interesse an den Themen „Versandwege“ und „Dokumentenaustausch“ ist enorm wachsend, die Entwicklung weg vom klassischen Briefversand hin zu vielfältigen elektronischen Versandwegen unaufhaltsam. Gerade deshalb ist es wichtig, Einblick in die unterschiedlichsten Versandformate zu bekommen und die Vielfalt der Versandwege zu kennen. Genau das hat Neopost mit seinem erfolgreichen Webinar getan.

Wir erkennen zwei wichtige Faktoren, die mit den unterschiedlichen Versandwegen einhergehen:

1. Kundenzufriedenheit
Mit der Vielfalt der Versandwege verändern sich auch die Ansprüche der Kunden. Viele Unternehmen haben bereits Kunden, Zulieferer und Geschäftspartner, die einen digitalen Austausch von Transaktionsdokumenten bevorzugen, wenn nicht sogar fordern. Diesen Kundenwünschen sollte man sich nicht verweigern, denn genau diese tragen, wenn Sie erfüllt werden, positiv zum Geschäftsverhältnis und zur Kundenbindung bei!

2. Kostenersparnis
Der zweite und nicht weniger wichtige Faktor ist die Kostenersparnis, die mit der stetigen Weiterentwicklung der Dokumentenversandwege einhergeht. So ist die klassische Briefpost mit vielen manuellen und zeitaufwändigen Arbeitsschritten verbunden. Und nicht zuletzt ist das stetig steigende Porto, das zum 01.01.2016 wieder erhöht wird, ein Kostenpunkt, den man durch digitale Versandkanäle umgehen kann. Für Unternehmen ist es daher durchaus lohnenswert, einen Blick auf die Vielfalt der (neuen) Versandwege zu werfen.


Aber kein Unternehmen kann von heute auf morgen alle internen Prozesse und Arbeitsabläufe so umstellen, dass zum einen alle Kunden zufriedengestellt sind und zum anderen eine große Kostenersparnis erzielt wird. Neopost empfiehlt Unternehmen, nicht alle Output-Prozesse auf einmal auf die elektronische Versandlösung umzustellen – Die Gefahr, den Überblick zu verlieren und sich zu verzetteln, wäre dabei zu groß.

Eine Zwischenlösung ist bereits für viele Firmen der hybride Versandweg. Digitaler Versand, gepaart mit klassischer Briefzustellung, ist ein schöner Einstieg in den elektronischen Dokumentenversand. Für den Empfänger gibt es keine Änderung zum bisher klassischen Brief, zugestellt durch die Deutsche Post.

Der elektronische Dokumentenaustausch ist sehr stark im Kommen, da dies der Weg mit dem größten Potenzial ist. Jedoch erfordert er die Akzeptanz auf Empfängerseite. Wir sind der Meinung: „Verlier nicht deinen Kunden, indem du ihm etwas aufzwingst, was er (noch nicht) will!“.

Laut Billentis-Studie aus dem Jahr 2014 lag der Anteil des elektronischen Dokumentenversands bereits bei 24%. Bedeutet aber im Umkehrschluss, dass die physikalische Post noch stark im Markt vertreten ist und es sie auch noch längere Zeit geben wird.

Fazit
mail4business ist ein All-in-one-Tarif für den Dokumentenversand, der volle Flexibilität und Zukunftssicherheit verspricht. Wie das aussieht?

mail4business enthält vier Versandoptionen:

  1. Hardware: Frankieren, Kuvertieren und Adressieren von Briefen inhouse
  2. Hybridmail: Briefversand bei Bedarf flexibel outsourcen
  3. PDF-Versand: Dokumentenversand per E-Mail mit PDF(/A)-Anhang
  4. Elektronischer Versand: Strukturdatenaustausch von XML, PDF, iDOC, CSV, EDI, ZUGFeRD u.v.m.


Mit mail4business erhalten Unternehmen eine auf dem monatlichen Briefvolumen basierende und individuell berechnete Flatrate*, die Folgendes beinhaltet:

  • Die für den Bedarf geeigneten Neopost-Maschinen
  • Variable Nutzung aller vier Versandoptionen
  • Nicht genutztes Monatsvolumen überträgt sich innerhalb eines Vertragsjahres automatisch auf den Folgemonat
  • Rechtskonformität beim elektronischen Rechnungsaustausch sowie Archivierungsmöglichkeiten
     

Zusammenfassend bedeutet mail4business:

  • eine Flatrate*
  • ein Lieferant
  • viele Versandwege
    ... sowie Zukunftssicherheit, Planungssicherheit und Kostenreduktion.

    Für weitere Fragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne unter e-services@neopost.de zur Verfügung.

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