Daten drucken oder richtig nutzen?

Daten drucken oder richtig nutzen?

06/08/2017

Im aktuellen Whitepaper „Digitalisierung für KMU. Geschäftsprozesse bei gedruckter und elektronischer Kommunikation transformieren und verknüpfen“ erörtert Neopost, ein führender Anbieter von Dokumenten und Postverarbeitungssystemen, die Herausforderungen, die Umsetzung sowie den Nutzen der Prozesstransformation und -harmonisierung rund um gedruckte und digitale Kommunikation.

Die Werkzeuge für die Digitalisierung sind seit vielenJahren vorhanden, Hardware, Software und Onlinedienste stehen bereit. Der Computer hat die Schreibmaschine ersetzt, es gibt Scanner und OCR für das digitale Lesbarmachen von Papierdokumenten, softwarebasiertes Dokumentenmanagement, E-Mail, Onlineshops, Elster, FiBu … und trotzdem wurde das Papier nicht verdrängt. Durch die digitalen erbreitungsmöglichkeiten und schier unerschöpfliche Speicherkapazitäten nimmt die Informationsflut in rasantem Tempo zu. Die Komplexität, die dadurch entsteht, ist mit Papier jedoch nicht mehr zu handhaben.

Für ein Start-up ist es ein Leichtes, von Anfang an auf digitale Geschäftsprozesse zu setzen, während historisch gewachsene Verfahren in etablierten Unternehmen schwer vom Papier zu lösen sind. Wer ein Auftragsbuch in eine Excel-Tabelle transformiert, hat noch nichts gewonnen. Erst wenn sich aus der elektronischen Anwendung heraus auch Rechnungsstellung, Mahnwesen und der Austausch mit Steuerberater und Finanzamt vornehmen lassen, entfaltet die Digitalisierung ihre nützliche Wirkung – alles auf Knopfdruck, alles im Überblick. Eine heilige Kuh ist auch das Schriftformerfordernis: Trotz rechtsgültiger Alternativen legen viele Unternehmen Wert auf eine eigenhändige Unterschrift und drucken allein deshalb Dokumente aus, haben die Experten von Neopost herausgefunden.

VORZÜGE VON PAPIER
Nun wissen wir längst, dass wir alle das papierlose Büro nicht mehr erleben werden. Das Vertrauen in die Zuverlässigkeit und Rechtssicherheit der Papierpost ist weitaus größer als in digitale Alternativen, weshalb sie bei der Übermittlung sensibler Daten den Vorzug hat. Auch die subjektiven Qualitäten von Papier sind nicht von der Hand zu weisen: Der Bericht eines Beraters drückt viel mehr Wertigkeit aus, wenn er auf Papier ausgehändigt statt als E-Mail-Anhang verschickt wird. Selbst bei der werblichen Ansprache hat das postalisch verschickte Mailing aufgrund seiner haptischen Eigenschaften eine größere Wirkung als eine flüchtige E-Mail. Diese Vorzüge schätzen die meisten Leute, wenn sie sich Ausdrucke für Arbeitsunterlagen machen, weil sie sich damit besser konzentrieren können. Sein Nutzen kann dem Papier nicht abgesprochen werden, mal ist es „nice to have“, mitunter sogar unverzichtbar, doch, so empfiehlt Neopost, es sollte dort weichen, wo es Nachteile bringt.

DIGITAL GEHT‘S BESSER
Das ist der Fall, wenn Informationen in einem Archiv verschwinden und nur mit größtem Aufwand wieder aufzufinden sind – geschweige denn durch Verknüpfung in ihrer Gesamtheit nutzbar gemacht werden können. Ein falsch abgelegtes Dokument ist unwiderruflich verloren. Überhaupt erhalten Mitarbeiter im Home-Office oder auf Geschäftsreisen keinen Zugriff auf Informationen, die für ihre Arbeit wesentlich sind. Doch sogar vor Ort ist die Auskunftsfähigkeit am Telefon verlangsamt und damit der Kundenservice beeinträchtigt, wenn Informationen etwa zu einer Beschwerde nicht unmittelbar vorliegen. Das Handling von Papierdokumenten ist zeitraubend und die Kosten für Papier, Druck und Ablage sind unvergleichlich größer.
Doch wo fängt man mit der Digitalisierung an? Das Whitepaper von Neopost empfiehlt eine Gesamtstrategie als Basis dafür, Schritt für Schritt vorzugehen, um papierbasierte auf digitale Prozesse umzustellen. Mit dem Einscannen von Papierarchiven machen Unternehmen Informationen zugänglich. Noch wichtiger ist die Informationserfassung direkt nach dem Eingang – etwa die Eingangspost mithilfe des Scanners und der DMS-Software. Durch den durchgängig elektronischen Rechnungsverkehr können Firmen viel Zeit und Geld sparen. Digitale Kundeninteraktionen sind schneller und können die Kundenbindung fördern, obwohl sie unpersönlicher sind. Dezentrale Datenerfassung ist die Voraussetzung für ortsunabhängiges Arbeiten; das ist nicht nur zeitgemäß, sondern erlaubt auch den schnellen Informationsfluss ohne Extrafahrten. Sämtliche Geschäftsprozesse können beschleunigt werden, wenn Daten aus unterschiedlichsten Quellen zentral zugänglich sind und miteinander in Verbindung gebracht werden können. Das reduziert Fehler, schafft mehr Überblick und Rechtssicherheit.
Die wichtigste Voraussetzung für die digitale Transformation ist, eine Bereitschaft zu entwickeln, die gewohnten Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und sich ernsthaft mit Alternativen zu befassen. Gerade in der Kundenkommunikation ist das Nebeneinander von digitalen und physischen Dokumenten am wenigsten zu beeinflussen, weil man den Kunden nicht vorschreiben oder verbieten kann, einen Brief zu schreiben. Das Papier insgesamt drastisch zu reduzieren, hat jedes Unternehmen selbst in der Hand. Neopost stellt im Whitepaper, das auf der Website zum Download angeboten wird, klar: Die Digitalisierung hilft Unternehmen dabei, die Produktivität zu steigern, die Prozessqualität sicherzustellen und die Wettbewerbsfähigkeit zu stärken.

Das komplette Neopost-Whitepaper steht zum kostenlosen Download unter info.neopost.de/whitepaper bereit.

Quelle: FACTS 06/2017

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