Business in Papiergeschwindigkeit

Business in Papiergeschwindigkeit

04/13/2016

Die Weiterverwendung von Papier hat viele unerwünschte Konsequenzen und führt zu dem, was AIIM (Association of Information and Image Management) als „Business in Papiergeschwindigkeit“ bezeichnet. Man vergleiche nur Postbriefe mit E-Mails oder den Zeitaufwand, um Papierdokumente in Aktenschrankschubladen zu finden und zusammenzusuchen, verglichen mit dem Abruf über ein elektronisches Dokumenten-Management-System.

Die Abhängigkeit von Papier beeinträchtigt Unternehmensagilität, Effzienz, Produktivität und Rentabilität in vielerlei Hinsicht – unter anderem mit folgenden Auswirkungen: 

Wissensspeicher. Durch die Schwierigkeit, Papier- und Digitalablagen zu verknüpfen, gestaltet sich vieles mühsam: Daten auszuwerten und neue Geschäftsmöglichkeiten zu erkennen, die Kaufgewohnheiten der Kunden besser zu verstehen, Anfragen zu beantworten, zusammenzuarbeiten oder auch Wissen zu teilen Wird Information in Speichern versenkt, einschließlich individueller Ablagesysteme, ist sie für andere nicht verfügbar.

Beschränkter Zugriff. Informationen auf Papier sind Mitarbeitern unzugänglich, die im Home-Offce, beim Kunden vor Ort oder auf Geschäftsreise sind. Organisationen, die auf Papier setzen, tun sich schwerer damit, flexible Arbeitspraktiken umzusetzen, die für extern tätige Mitarbeiter Zugriff auf dieselben Informationen voraussetzen wie für die Kollegen im Büro. Ohne Digitalisierung müssen zudem auswärts auf Papier gesammelte Informationen ans Büro gemailt oder übermittelt werden, bevor sie von dortigen Mitarbeitern genutzt werden können.

Geminderte Produktivität. Informationen auf Papier zu erfassen und abzulegen ist zeitraubend und mindert die Produktivität. Papier verlangsamt Prozesse auf jeder Stufe: von der Datenerfassung bis zum Datenabruf. Studien von EDM Group und Steelcase 1 deuten unabhängig voneinander darauf hin, dass britische Bürokräfte im Schnitt eine bis anderthalb Stunden pro Woche aufwenden, um Dokumente zu suchen. Manche vertun nicht weniger als fünf Stunden pro Woche damit, Aktenschränke und Papierstapel zu durchforsten.

Schlechter Kundenservice. Verteilen sich Daten auf verschiedene Ablagesysteme, kann es Zeit kosten, die Informationen zusammenzutragen, die zum Beantworten einer Kundenanfrage nötig sind. In einer von Netcall beauftragten volksweiten Umfrage gaben 11% der Verbraucher an, sie seien zum Wettbewerb gewechselt, nachdem sie auf ihre erste Beschwerdeanfrage keine zufriedenstellende Antwort erhalten hatten. 

Menschliche Fehler. Die Nutzung von Papier erhöht das Risiko der Falschablage und des Verlusts von Dokumenten sowie die Wahrscheinlichkeit der Fehlübertragung von Informationen aus Papiervordrucken.

Unnötige Kosten. Das Ausdrucken und Bearbeiten von Papierdokumenten ist ein geschäftlicher Hauptkostenfaktor. Laut Gartner geben Unternehmen 1-3% ihrer Einnahmen für Papier, Druck und Ablage aus - einschließlich der Raumkosten fürs interne oder auch externe Aktenarchiv sowie für den Zugriff auf ausgelagerten Dokumente. 

Quelle: Neopost Whitepaper - "Geschäftsprozesse bei gedruckter und elektronischer Kommunikation transformieren und verknüpfen"

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