Belegversand per Standard-E-Mail? Ein unkalkulierbares Risiko!

Belegversand per Standard-E-Mail? Ein unkalkulierbares Risiko!

10/10/2016

In Deutschland verschicken 54 Prozent der kleinen und mittelständischen Unternehmen pro Tag über 50 Briefe, 21,6 Prozent sogar über 500. Darunter sind bei 76,4 Prozent der Unternehmen regelmäßig auch Belege wie Rechnungen, Mahnungen und Gutschriften. Gleichzeitig nutzen mehr als die Hälfte der KMU (57 Prozent) elektronische Versandarten: bevorzugt E-Mails mit PDF-Anhang (98,5 Prozent), meistens verschickt über konventionelle E‑Mail-Konten (70 Prozent). Das ergab eine aktuelle Online-Befragung von Neopost. Im Vergleich zur klassischen Briefpost ist der E-Mail-Versand oft weniger aufwändig und spart Portokosten. Was aber häufig vergessen wird: Der Belegversand über konventionelle E-Mails birgt Risiken.

Kaperbare E-Mail-Konten
In Zeiten von Viren, Malware und Co. können herkömmliche E-Mail-Konten relativ leicht gehackt und E-Mail-Inhalte manipuliert werden. Das zeigen aktuelle Vorfälle, auf die das LKA Baden-Württemberg im August 2016 mit einer Warnmeldung aufmerksam machte (https://www.polizei-bw.de/Dienststellen/LKA/Seiten/Warnmeldungen.aspx). Dieser zufolge fangen Kriminelle seit einiger Zeit gezielt E-Mails mit Rechnungen ab und teilen dem jeweiligen Empfänger mit, die Bankverbindung habe sich geändert. Nichts Böses ahnend, überweist dieser dann den Rechnungsbetrag auf das Konto der Betrüger. Eine unschöne Situation, die Geschäftsbeziehungen belasten kann: Der Rechnungssteller wartet vergeblich auf den Zahlungseingang. Der mutmaßlich säumige Kunde ärgert sich erst über vermeintlich ungerechtfertigte Mahnungen und letztendlich über das „verlorene“ Geld. Denn es bleibt ihm kaum erspart, die offene Rechnung beim Lieferanten zu begleichen. 

Ungewisser Belegempfang
Ob der ausgewiesene Empfänger eine E-Mail mit anhängenden Belegen tatsächlich erhält, ist fraglich. Denn E-Mails können unbemerkt in Spam-Ordnern landen oder auch unzustellbar sein, weil angehängte Dateien die empfängerseitig zulässige Maximalgröße übersteigen. Und selbst wenn Versender eine Lesebestätigung erhalten, gilt diese allenfalls für die E-Mail, nicht aber für den Anhang. Einen verlässlichen Empfangsnachweis gibt es also nicht. Wenn z.B. eine Rechnung nicht ankommt, wartet der Rechnungssteller vergeblich auf sein Geld und muss aufwändige Mahnverfahren starten. Das produziert nicht nur unnötige Kosten, sondern kann Kunden auch verstimmen, weil sie sich mangels Rechnungserhalt zu Unrecht gemahnt fühlen.

Fragliche Revisionssicherheit
Elektronische Belege unterliegen in Deutschland den GoBD: den Grundsätzen zur ord-nungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Für Unternehmen heißt das: Sie müssen für elektronische Dokumente eine GoBD-konforme Verarbeitung belegen können – auch durch Nachweis eines effektiven innerbetrieblichen Kontrollverfahrens. Außerdem sind digitale Belege – wie jedes steuerrelevante Dokument – für die Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist im Originalformat zu archivieren, noch dazu auf einem manipulationssicheren Datenträger. 

Beim Belegversand und -empfang über herkömmliche E-Mails kann sich all das schwierig gestalten, weil vieles manuell läuft. So etwa die Prüfung auf Vollständigkeit von Rechnungsinhalten oder Authentizität und Integrität von Dokument(inhalt)en. Oder auch das Speichern von Belegen zum Zweck der Aufbewahrung. Und je mehr Arbeiten manuell erfolgen, desto mehr potenzielle Fehlerquellen tun sich auf, wie die o.g. Betrugsmasche aus Baden-Württemberg zeigt. Die möglichen Rechtsfolgen reichen von einer Versagung des Vorsteuerabzugs bis zur Verwerfung der kompletten Buchhaltung durch die Finanzbehörden. 

Warum nicht einfach auf Nummer sicher gehen?
Im Gegensatz zu konventionellen E-Mail-Programmen bietet eine Portalnetzwerklösung wie die Neopost e-Services größtmöglichen Betrugs- und Manipulationsschutz sowie maximale Zustell- und Revisionssicherheit. Einerseits durch höchste technische Sicherheitsstandards, andererseits durch bedarfsgerecht automatisierbare Portalabläufe: von digitalen Signaturen und systemgenerierten Zustellungsnachweisen bis zur GoBD-konformen Belegprüfung und rechtssicheren Belegarchivierung. Hinzu kommt die Möglichkeit eines vollständig automatisierten Belegaustauschs zwischen Sender- und Empfängersystem. So lassen sich auch manuelle Fehlerquellen fast vollständig ausschalten. Das macht den Versand und Empfang von Belegen nicht nur sicherer, sondern auch einfacher und effizienter – für Sie, Ihre Kunden und Ihre Lieferanten. Beste Voraussetzungen, um Geschäftsbeziehungen nachhaltig zu stärken.
 

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