Ausgangspost im Fluss

Ausgangspost im Fluss

05/11/2017

Es ist der Wunsch der meisten Unternehmen, die vielen lästigen Briefe mit weniger Aufwand postfertig zu machen. Ideal wäre es, offizielle E-Mails und Papierpost in einem Abwasch erledigen und dokumentieren zu können. Und sollte sich an dem Mengenverhältnis der beiden Versandwege etwas ändern, wäre eine reibungslose Anpassung der Clou. Geht das?

Kaum ein Unternehmen bezeichnet die Postverarbeitung als seine Kernkompetenz. Doch überall wird mit Kunden schriftlich kommuniziert, denn Rechnungen, Verträge und andere Transaktionen lassen nicht mündlich fixieren. Die Korrespondenz kostet viel Arbeit und obendrein viel Geld: Die Portokosten eines mittelgroßen Unternehmens mit dokumentenintensiven Geschäftsprozessen können sich monatlich durchaus auf den Wert eines Mittelklassewagens belaufen. Grund genug, die Prozesse unter die Lupe zu nehmen und nach Optimierungspotenzialen zu schauen.

Von Neopost gibt es genau dafür die Software OMS-500, die kürzlich in der sechsten Version erschienen ist – mit vielen neuen Features und mehr Flexibilität. Sie deckt die Prozesse von der Brieferstellung über die Produktion bis zum Versand ab und kann beim E-Mail-Verkehr ebenfalls gute Dienste leisten. Poststellen ebenso wie Druck- und Versanddienstleister können damit ihre Outputprozesse zentralisieren und optimieren, indem sie Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen und von verschiedenen Standorten einsammeln, sie mit Steuerzeichen versehen und schon vor dem Druck nach Briefformat und Postleitregion sortieren, damit sie Portorabatte erzielen. Schreiben mehrere Abteilungen demselben Kunden, können diese Dokumente automatisiert in einem Umschlag zusammengefasst werden. Durch die Steuerzeichen erkennt die Kuvertiermaschine, welche zusammen in einen Umschlag gehören und aus welchem Schacht eine Beilage zugesteuert wird.

MODULARER AUFBAU
OMS-500 V6 bietet viel individuellen Gestaltungsspielraum. Die Software lässt sich lokal installieren oder als cloudbasierte Lösung nutzen; Letztere ist bei einem namhaften Provider gehostet und erspart Anwendern die Installation und Wartung der Software. Der modulare Aufbau von OMS-500 V6 erlaubt, die Grundfunktionen der sechs Basisvarianten bedarfsgerecht um Add-ons zu erweitern, die zum Beispiel DV-Freimachung, E-Mail-Versand oder Datenbankanbindung bieten. Diese Modularität und die Möglichkeit zum Upgrade macht die Investition zukunftssicher. Die Einführung geht einfach vonstatten, ohne dass bestehende Systeme, Strukturen oder Abläufe umgestellt werden müssen; auch Kuvertier-maschinen anderer Hersteller werden angesteuert. Nach der Konfiguration und einer Kurzeinweisung kann es direkt losgehen. Die grafische Oberfläche kann an einem beliebigen internetfähigen Rechner über fast jeden Browser aufgerufen und intuitiv bedient werden. Der Input ist über die gängigen Formate PDF, PCL, TNO oder Postscript möglich.
Nach dem Einsammeln der Dokumente können diese noch bearbeitet werden: Die für die automatisierte Weiterverarbeitung notwendigen Steuerzeichen werden aufgebracht, Sendungen für denselben Empfänger zusammengeführt, Einstellungen fürs Falzen und Heften vorgenommen. Auch Adresskorrekturen sind noch möglich – inhaltlich oder den postalischen Vorgaben entsprechend, etwa wenn die Adresse nicht vollständig im Fensterfeld zu sehen ist. Berücksichtigen lassen sich auch kundenspezifische Zeichensätze und Papierformate.
Zudem kann man die Geschäftspapier-Daten als Overlay einfügen und die Korrespondenz auf Blankopapier drucken. So wird ein einheitliches Corporate Design aller Sendungen erzielt. Vorgenommene Einstellungen lassen sich zur Wiederverwendung speichern, sodass beispielsweise festgelegt ist, ob ein Kunde seine Nachrichten per Post oder per E-Mail erhalten möchte. Ein weiterer Kanal ist das Archiv, in dem das System eine Sendungskopie mit Metadaten ablegt.
Sämtliche Jobs, die gerade anstehen oder sich in der Warteschleife befinden, werden übersichtlich auf dem Dashboard angezeigt. Ergänzend dazu liefert das Reporting aussagekräftige Übersichtsgrafiken zur produzierten Menge oder zu den Portokosten nach Kostenstellen. Für jede Sendung kann ein Verarbeitungsnachweis erbracht werden – durch eine Datenbankanbindung sind Sachbearbeiter stets zum Stand der jeweiligen Korrespondenz auskunftsfähig. Für zusätzliche Transparenz und eine verlässliche Planungsgrundlage sorgen differenzierte Leistungsberichte – pro Kuvertiermaschine oder Kuvertierlauf, auch mit Tages-, Wochen- oder Monatsüberblick.

VOLLE KONTROLLE
Die Anbindung von AIMS, einer Software von Neopost für das Kuvertiermanagement, ermöglicht die Überprüfung von Sendungen auf Fehlerfreiheit vor, während und nach der Verarbeitung. Tritt eine Auffälligkeit ein, wird diese gemeldet und die Sendung kann geprüft und korrigiert werden.
Hat man OMS-500 V6 lediglich mit dem Ziel implementiert, Zeit und Kosten bei der Postverarbeitung zu sparen, ist es umso erfreulicher, dass man darüber hinaus in den Genuss von Prozesssicherheit und Ergebnisqualität kommt: keine unvollständigen Sendungen mehr, keine Fehlkuvertierung, kein aufwendiges Nacharbeiten. Und wenn Kunden und Lieferanten digitale Kommunikation bevorzugen, lässt sich das Ganze auch auf E-Mail-Versand ausweiten.

Quelle: FACTS 5/2017 

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