(Teil-)Digitalisierung von Geschäftsprozessen

(Teil-)Digitalisierung von Geschäftsprozessen

04/05/2016

Zur Hälfte der zweiten Dekade des 21. Jahrhunderts hat die Digitalisierung in der Wirtschaft oberste Priorität erlangt.

Studien um Studien bezeichnen die Digitalisierung als strategisch entscheidende Ausrichtung und Herausforderung unserer Zeit, noch vor anderen wichtigen Faktoren wie rechtlichen Bestimmungen oder dem Wissen über Kunden. Weniger überraschend als diese neu entdeckte Vordringlichkeit ist, dass Organisationen erst nach Langem erkannt haben, welche Vorteile die Digitalisierung bringt – und welche Gefahren, wenn man ihre Möglichkeiten ignoriert. Digitalisierung ist ein weiter Begriff. Im engeren Sinn umfasst er zweierlei: die Umwandlung analoger Information in digitale Formate und die Entwicklung einer digitalen Mentalität als Strategie – mit dem Ziel, ein Unternehmen, seine Produkte und seine Kundenbasis zu transformieren.Für eine Digitalisierung jedweder Art ist die Bereitschaft zu papierlosen Prozessen fundamental – und die effizienteste, produktivste, transparenteste und wirtschaftlichste Methode, ein Unternehmen zu führen.

Teildigitalisierung
Zum Großteil sind Organisationen schon aufgeschlossen für die Digitalisierung. Heute werden Dokumente am Computer erstellt, nicht an der Schreibmaschine. Öfter als per Post werden sie per E-Mail verschickt und empfangen. Wir füllen Formulare online aus, nehmen unsere Tablets mit in Vorstandssitzungen und scannen Ausgabenbelege mit Mobiltelefonen. Wenige Unternehmen haben einen wirklich papierlosen Stand erreicht: nur 1% laut Befragung 1.000 führender Unternehmen durch Altodigital, einem Anbieter von Dokumentenlösungen. Neoposts Studie CVA Analysis Across Transactional & Marketing Communications zeigt: nur vier von zehn kleinen und mittelgroßen Unternehmen (KMUs) sind mit ihrem aktuellen Digitalisierungsstand zufrieden, ob schon voll digital (16%) oder zwischenkonsolidiert (25%).

Knapp die Hälfte der KMUs (48 %) steckt noch in den Anfängen der Digitalisierung. Mehr als ein Viertel davon beklagt Barrieren und wünscht sich raschere Fortschritte. Folglich implizieren die meisten Prozesse stellenweise noch Papier. Eine Gemeinschaftsstudie von Neopost und Government Policy Hub (The Postal and Communications Strategies Survey 2012: Central Government) ergab: Bei jeder vierten zentralen Regierungsstelle läuft über die Hälfte der Kommunikation per Post, bei 13% der Organisationen sogar mehr als 75%. Informationen werden immer noch physisch verschickt und empfangen sowie manuell verarbeitet, wobei Papier von Hand zu Hand wandert, von Abteilung zu Abteilung und manchmal von Haus zu Haus.

So werden selbst weitgehend digitale Workflows oft noch zerrissen oder unterbrochen. Ein klassisches Beispiel ist das Unterschreiben von Dokumenten. Trotz rechtsgültiger Alternativen fordern immer noch viele Unternehmen für Papierdokumente eine Tintenunterschrift. Das Softwarehaus ARX, ein Spezialist für digitale Unterschriften, gibt an: 37% aller Dokumente örtlicher und staatlicher Behörden in den USA werden von Mitarbeitern lediglich fürs Unterschreiben ausgedruckt. Das erhöht die Druck- und Archivierungskosten erheblich und bringt unnötige Verzögerungen. 42% der Befragten gaben an, dass die Notwendigkeit händischer Unterschriften jeden unterschriftsabhängigen Prozess um zwei bis sieben Tage verzögert.

Quelle: Neopost Whitepaper - "Geschäftsprozesse bei gedruckter und elektronischer Kommunikation transformieren und verknüpfen"

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