Rechnungsprozesse perfekt in Form gebracht

07/30/2015

Effizienz und Ergebnisqualität sind eine Frage des richtigen Werkzeugs. Wer könnte das besser wissen als die Leitz GmbH & Co. KG? Ein weltweit führender Hersteller von Präzisionswerkzeugen und Werkzeugsystemen zur Holz- sowie Kunststoffbearbeitung. Kein Zufall also, dass Leitz zur Optimierung des Rechnungsausgangs die Neopost e-Services nutzt. Damit läuft der Prozess jetzt systemgestützt und weitgehend automatisiert – mit Gewinn: Aufwand und Kosten sind gesunken. Rechnungen gehen schneller raus, Zahlungen früher ein. Obendrein hat sich das Unternehmen den Neukauf eines Kuvertiergeräts und eines Highspeed-Multifunktionssystems für den Rechnungsdruck gespart. Wilfried Mueller, Organisator bei der Leitz GmbH & Co. KG, berichtet über Ausgangssituation und Umstellungserfolge. 

Unsere deutschen Vertriebsstandorte verschicken insgesamt um die 156.000 Service-Rechnungen pro Jahr. Diese verteilen sich wie folgt:

  • Vertrieb West: Leitz Werkzeugdienst GmbH in Troisdorf mit etwa 24.000 Rechnungen
  • Vertrieb Nord: Leitz Werkzeugdienst GmbH in Bielefeld mit etwa 68.000 Rechnungen
  • Vertrieb Süd: Emil Leitz GmbH in Oberkochen mit etwa 64.000 Rechnungen

Von Februar bis Juli 2015 haben wir die Standorte nacheinander auf elektronische Rech-nungsabwicklung umgestellt: mit den Neopost e-Services, einer webbasierten B2B-Portalnetzwerklösung, die sich schnell und leicht einführen ließ. Wir mussten weder Hard- noch Software kaufen und auch unsere Systeme nicht großartig umstellen. Im Prinzip registriert man sich einfach nur im Neopost e-Services-Portal. Dann richtet Neopost alles ein und stellt einen virtuellen Druckertreiber zur Verfügung. Dieser übermittelt die Rech-nungsdaten ans Portal, das die weitere Rechnungsbearbeitung steuert: von Rechnungs-prüfung bis Versand. 

 

Portalanmeldung und Druckertreiber sind übrigens kostenfrei. Was die Rechnungsabwicklung angeht, wird transaktionsbasiert abgerechnet. Ansonsten entstehen nur mo-derate Gebühren für kundenspezifische Leistungen wie Formulareinrichtung, Benutzer- und Regelkonfiguration oder individuelle Schnittstellenprogrammierung, sofern gewünscht. Alle genannten Einstellungen hat Neopost für uns vorgenommen. Obwohl wir die neue Lösung erst relativ kurz nutzen und ihre Möglichkeiten noch nicht ausschöpfen, lässt sich sagen: Wir haben damit einen Riesenschritt nach vorn gemacht, bedenkt man, wie aufwändig unsere Rechnungsprozesse früher waren.

 

Wie lief’s ursprünglich?

Früher wurden die Service-Rechnungen .....

 

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